Kongressausgaben im Blick: Die Vorteile zentraler Kontrolle

Die Ausgaben für Kongresse waren historisch gesehen stark dezentral organisiert. Sponsoringkosten werden häufig von den Brand-Teams übernommen, ohne dass sie bestimmten Veranstaltungen zugeordnet oder nachverfolgt werden. Registrierung, Unterkunft und Reise werden in der Regel von den einzelnen Teilnehmern bezahlt und über deren persönliche Reise- und Spesenbudgets abgerechnet. Landesgesellschaften finanzieren lokale Delegationen – einschließlich medizinischer Fachkräfte (HCPs) – aus lokalen Budgets. Dieser fragmentierte Ansatz führt dazu, dass die Mutterorganisation nur begrenzte Transparenz darüber hat, welche Teilnehmer durch das Unternehmen finanziert werden oder wie hoch die Gesamtausgaben für einen bestimmten Kongress tatsächlich sind.

Warum Transparenz wichtig ist

Ohne eine zentralisierte Sicht auf die Kongressausgaben stehen Organisationen vor mehreren Herausforderungen:

• Keine Möglichkeit, Investitionen zu quantifizieren – was ROI-Berechnungen unmöglich macht und die zukünftige Budgetplanung erschwert.
• Nicht nachvollziehbare Gesamtausgaben – was sich auf das Ranking eines Unternehmens bei Fachgesellschaften auswirken kann. Höhere Ausgaben führen oft zu Vorteilen wie bevorzugter Unterkunft oder Auswahl von Ausstellungsflächen.
• Verpasste Chancen, Ausgaben bei bevorzugten Partnern wie Hotels, DMCs und Unterkunftsvermittlern zu bündeln – was bessere Konditionen und Vertragsbedingungen ermöglichen könnte.

Durch die Zentralisierung der Kongressausgaben können Organisationen fundierte Prozesse und Richtlinien entwickeln, die Kosteneinsparungen fördern, Risiken reduzieren und die operative Effizienz verbessern.

Der Mehrwert zentraler Kongresssteuerung

Bei BCD Meetings & Events unterstützen wir unsere Kunden in allen Phasen der Kongressentwicklung – von Unternehmen, die gerade erst beginnen, ihre Teilnahme zu konsolidieren, bis hin zu solchen mit etablierten globalen Programmen. Unser einheitlicher  Ansatz konzentriert sich auf Effizienz, Compliance und strategische Steuerung.

Wesentliche Vorteile:

• Vereinfachte globale Kommunikation über Plattformen wie Cvent und spezialisierte Logistikteams.
• Standardisierte Prozesse und Schulungen zur Sicherstellung von Best Practices bei allen Kongressaktivitäten.
• Effiziente Verhandlungen durch gebündelte Einkaufsvolumen, datenbasierte Insights und starke Lieferantenbeziehungen. Risikominimierung durch proaktive Planung und zuverlässige Partnerunterstützung.
• Verbesserte Compliance und Unternehmensreputation durch einen zentralen Ansprechpartner, der mit den Anforderungen der Fachgesellschaften abgestimmt ist.
• Zentralisierte Ausgaben- und Datenanalysen zur Unterstützung fundierter Entscheidungen und globaler Transparenz.

Erfolgsgeschichten, die Wirkung zeigen

Unser zentralisierter Ansatz hat bei hochkarätigen Kongressen greifbare Ergebnisse erzielt:

Beim ASCO-Kongress haben wir weltweit über 800 Delegierte betreut. Durch die frühzeitige Einhaltung der Frühbucherfristen konnten Einsparungen in Höhe von 114.000 USD erzielt werden. Zusätzlich wurden durch die interne Weitervergabe von 181 Hotelzimmern zwischen Landesgesellschaften Stornokosten in Höhe von 76.000 USD vermieden. Das Programm erreichte eine beeindruckende Teilnehmerzufriedenheit von 96 %.Beim HIV Glasgow Kongress, dessen Frühbucherfristen besonders knapp bemessen sind, ermöglichte unser zentrales Management eine zweimonatige Verlängerung der vergünstigten Tarife. Dadurch konnten über 375 Registrierungen effizient verarbeitet und Einsparungen von mehr als 22.000 GBP erzielt werden. Diese Beispiele zeigen, wie eine zentralisierte Kongressstrategie nicht nur die Transparenz und Compliance verbessert, sondern auch erhebliche finanzielle und operative Vorteile bringt.

Eine globale  Kongressstrategie entwickeln

Eine erfolgreiche Kongressstrategie sollte alle Unternehmensbereiche – kommerziell, medizinisch, F&E – sowie alle Regionen und Länder einbeziehen. Die Einführung einer neuen Kongressrichtlinie erfordert denselben Grad an Kommunikation und Schulung der Stakeholder wie eine Reise- oder Meeting-Richtlinie.

Die Entwicklung und Umsetzung einer solchen Richtlinie kann herausfordernd sein. Kontaktieren Sie uns – wir unterstützen Sie gerne dabei, eine auf Ihre aktuelle Unternehmenssituation zugeschnittene Richtlinie und einen Implementierungsplan zu erstellen.