Kongressmanagement: Lernen Sie die Menschen kennen, die sie möglich machen

In der schnelllebigen Welt in der Pharma- und Life-Science-Branche  erfordert die Arbeit rund um Kongresse Hingabe und Liebe zum Detail. Sie verlangt Reiselust, ist aber ebenso geprägt von Richtlinien und Protokollen.

Wir sprechen mit drei Personen, die bei BCD Meetings & Events die Kongresslogistik für unsere Pharmakunden managen, und erfahren mehr über die Vorteile und den Reiz  einer Karriere in diesem spannenden Bereich.

Kuala Lumpur, Seoul, Paris, Madrid, Rio… die Liste der Orte, die Carolina Turconi, Senior Meetings Manager bei BCD Meetings & Events, durch ihren Job besucht hat, scheint endlos. Sie lebt in Mailand und verbringt viel Zeit an der wunderschönen Küste Apuliens, wo sie während des Lockdowns ein traditionelles „Trullo“ Haus renoviert hat. Ihre Arbeit im Kongressmanagement der Pharmaindustrie hat sie rund um die Welt geführt.
„Ich hatte die Gelegenheit, Orte zu besuchen, von denen ich nie geträumt hätte. Jetzt, wo meine Kinder da sind, bin ich aber genauso glücklich in weniger aufregenden Städten!“

Carolina arbeitet seit acht Jahren bei BCD Meetings & Events und betreut Kongresse und Meetings im Life-Science-Sektor. Falls Ihnen der Begriff nicht geläufig ist: Kongresse sind groß angelegte Veranstaltungen, bei denen Fachleute aus der Pharma- und Life-Sciences-Branche zusammenkommen, um sich über medizinische Entwicklungen zu informieren, Wissen auszutauschen und Kontakte zu knüpfen. Viele Kunden von BCD Meetings & Events nehmen an diesen Kongressen teil, um sich mit Kollegen, Kunden und Partnern zu vernetzen – sie sind ein zentraler Bestandteil ihrer Geschäftsstrategie.

„Es gibt Bereiche im Eventmanagement, die lebendiger und glamouröser wirken, wie Mode oder Musik“, sagt Carolina. „Aber nachdem ich einmal in der Life-Sciences-Branche gearbeitet habe, konnte ich mir nichts anderes mehr vorstellen.“

Großveranstaltungen managen

Das Ausmaß dieser Veranstaltungen sind enorm. Beim Jahreskongress der American Society of Clinical Oncology (ASCO), dem weltweit größten Onkologie-Kongress, reisen jährlich rund 40.000 Menschen nach Chicago. Die CPHI-Veranstaltung in Indien verzeichnete letztes Jahr fast 45.000 Teilnehmer aus 116 Ländern, mit 1.400 ausstellenden Unternehmen auf über 100.000 m² Ausstellungsfläche. Laut der Meetings Industry Association war der größte Sektor für Business-Events im Vereinigten Königreich die Gesundheits- und Pharmabranche – fast ein Viertel aller Veranstaltungen jährlich.

Carolina konzentriert sich auf Kongress begleitende Meetings und Events, organisiert Logistik, sucht Veranstaltungsorte, koordiniert Verpflegung und Hotels und bietet Unterstützung vor Ort.
„Vor Ort beginnen wir früh, manchmal um 5 Uhr morgens, und enden um Mitternacht. Es ist stressig, aber auch belebend – langweilig wird es nie. Die Herausforderungen und die Teamarbeit sind bereichernd, man knüpft dabei außergewöhnlich starke Beziehungen zu Kolleg:innen und Gästen..“

Logistik und Herausforderungen

Für Anna Blankell, Senior Project Manager bei BCD Meetings & Events, ist einer der motivierenden Aspekte die Bedeutung der Arbeit.
„Was wir tun, ermöglicht es medizinischem Fachpersonal, Kongresse zu besuchen und Wissen zu sammeln. In gewisser Weise tragen wir dazu bei, Leben zu retten. Das erfüllt einen mit Stolz.“

Anna hat in ihrer Karriere viele verschiedene Events betreut. Sie erinnert sich an ihre Anfänge in der Pharma-Eventplanung, wo Präzision und Compliance genauso wichtig waren wie Kreativität.
„Das ist nicht einfach Spaß und Spiel, bei dem man Hotels oder Restaurants bucht. Man bringt Menschen zusammen, um Erkenntnisse zu teilen, die wirklich zählen.“

Aufmerksamkeit für Details sei entscheidend, sagt sie.
„Die Compliance-Regeln sind streng – und das aus gutem Grund. Patienten sollen sicher sein, dass Verschreibungen auf wissenschaftlichen Grundlagen beruhen, nicht auf Anreizen. Das bedeutet: keine Luxusunterkünfte, keine übermäßigen Abendessen. Es gibt strikte  Kostenlimits, und die müssen eingehalten werden.“

Natürlich bringen auch die bestgeplanten Kongresse Überraschungen mit sich. Anna erinnert sich an ein Meeting in New Orleans im Jahr 2010, als der Flugverkehr durch den Vulkanausbruch in Island gestört wurde.
„Wir hatten Notfallpläne, um von Kopenhagen nach Madrid zu fahren, nur um einen Flug zu erwischen. Wir haben es geschafft – aber dann kam die BP-Ölpest, und [der damalige US-Präsident] Barack Obama landete gleichzeitig mit unseren Teilnehmern, was den Flughafen lahmlegte. Es war stressig, aber wir haben es gemeistert. Es ist bis heute eine meiner einprägsamsten Erfahrungen“

Balance finden

Für Sevgi Arslan, Team Lead, Customer and Market Leader in der Schweiz für einen der größten Pharmakunden  von BCD Meetings & Events, sind Kongresse besonders erfüllend wegen der Beziehungen, die sie ermöglichen.
„Es geht nicht nur um Logistik – es sind die Beziehungen zu den Kunden und die Zufriedenheit, wenn alles zusammenkommt.“

Sevgi hat Teams geleitet, die große Kongressprojekte umgesetzt haben, und kennt die Anforderungen des Rolle.
„Man betreut oft mehrere Stakeholder – von Registrierung und Unterkunft bis zu Transfers und Unterstützung vor Ort. Man muss organisiert sein, ruhig bleiben und den Überblick behalten.“

Wie viele in der Branche schätzt sie die Möglichkeit zu reisen, weiß aber auch, wie anstrengend das sein kann.
„Vor Ort sind die Tage lang – oft von früh morgens bis spät abends. Das kann ermüdend sein, also muss man auf sich achten. Für mich bedeutet das, ruhige Momente zu nutzen – frische Luft, Bewegung oder einfach Zeit zum Abschalten.“

Ihr Rat für Einsteiger in die Life-Science-Kongresswelt:
„Sei offen, geduldig und neugierig. Diese Branche ist unglaublich vielfältig – jeder Kongress bringt neue Erfahrungen und Herausforderungen. Wer anpassungsfähig und detailorientiert ist, wird hier viel Freude haben. “

Durchblick im Regelwerk

Eventprofis müssen sich in einem komplexen regulatorischen Umfeld zurechtfinden, um die Compliance in der Pharmaindustrie sicherzustellen. Der IFPMA-Verhaltenskodex regelt, wie Mitglieder der IFPMA agieren, kommunizieren und handeln, um ethische Standards in einer stark regulierten Branche zu gewährleisten.

Viele lokale und regionale Verbände orientieren sich am IFPMA-Kodex für ihre eigenen Richtlinien. Der Fokus liegt auf dem Umgang von Pharmaunternehmen mit medizinischem Fachpersonal sowie auf den pharmazeutischen Produkten und deren Anwendung. Das bedeutet: Richtlinien zu Gastfreundschaft und Unterhaltung, sowie zur Nachverfolgung von Teilnehmern  und Ausgaben müssen eingehalten werden. Ziel ist es, sicherzustellen, dass medizinische Fachkräfte  nicht unangemessen beeinflusst werden.

Die Vorschriften werden sowohl von staatlichen Stellen als auch von Branchenverbänden festgelegt. Carolina erklärt: „Die vielen Richtlinien wirken anfangs überwältigend, aber sobald man diese Hürde genommen hat, wird die Arbeit sehr erfüllend – und regelmäßige Schulungen gehören einfach dazu.“
Anna ergänzt: „„Die Konsequenzen bei Regelverstößen können erheblich sein. Es ist nicht nur Projektmanagement – man muss sehr genau arbeiten, denn der Rahmen ist eng gesteckt. Aber wenn man gelernt hat, sich darin zu bewegen, kann man wirklich aufblühen.“

Unerwartetes gehört dazu

Unvorhersehbarkeit ist Teil des Kongresslebens. Carolina erinnert sich daran, wie sie in einem Hotelaufzug von begeisterten Amerikanern wegen ihres Akzents angesprochen wurde. Auch Sevgi hat viele unerwartete Situationen  erlebt.
„Es gibt immer etwas, das man nicht vorhersehen kann – Reiseverzögerungen, technische Probleme, spontane Kundenwünsche. Wichtig ist, flexibel zu bleiben und lösungsorientiert zu denken.“

Trotz der Herausforderungen sind sich alle drei einig: Die Arbeit lohnt sich.
„In diesem Bereich gibt es so viele Entwicklungsmöglichkeiten“, sagt Sevgi.
„Wer einmal in die Kongresswelt eintaucht, dem öffnen sich Türen zu vielen anderen Bereichen im Eventmanagement.“

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