Les avantages de la centralisation des dépenses liées aux congrès

Historiquement, les dépenses liées aux congrès ont été fortement décentralisées. Les coûts de sponsoring sont souvent gérés par les équipes de marque sans suivi précis par rapport aux réunions spécifiques. L’inscription, l’hébergement et les déplacements sont généralement payés par les participants eux-mêmes et imputés à leurs budgets personnels de voyage et de frais. Les filiales locales financent les délégations locales — y compris les professionnels de santé (HCPs) — à partir de leurs propres budgets. Cette approche fragmentée limite la visibilité de l’organisation mère sur la liste des participants financés par l’entreprise ou sur le montant total dépensé pour un congrès donné.

Pourquoi la visibilité est essentielle

Sans vue centralisée des dépenses liées aux congrès, les organisations sont confrontées à plusieurs défis :

• Impossibilité de quantifier l’investissement, ce qui rend les calculs de ROI impossibles et complique la planification budgétaire future.
• Dépenses totales non vérifiées, pouvant affecter le classement de l’entreprise auprès des sociétés savantes. Un niveau de dépenses plus élevé peut offrir des avantages comme l’accès prioritaire à l’hébergement ou au choix des emplacements d’exposition.
• Opportunités manquées de regrouper les dépenses auprès de partenaires privilégiés (hôtels, DMCs, agences d’hébergement), ce qui pourrait permettre de négocier de meilleurs tarifs et conditions contractuelles.

En centralisant les dépenses liées aux congrès, les organisations peuvent mettre en place des processus et des politiques éclairés qui favorisent les économies, réduisent les risques et améliorent l’efficacité opérationnelle. La valeur d’une supervision centralisée des congrès

Chez BCD Meetings & Events, nous accompagnons nos clients à tous les stades de maturité de leur programme de congrès — qu’ils commencent à regrouper leur participation ou qu’ils disposent déjà de programmes globaux bien établis. Notre approche cohérente repose sur l’efficacité, la conformité et une supervision stratégique.

Les principaux avantages incluent :

• Communication mondiale simplifiée via des plateformes comme Cvent et des équipes logistiques dédiées.
• Processus et formations standardisés pour garantir les meilleures pratiques sur toutes les activités liées aux congrès.
• Négociation stratégique et consolidée, basée sur le pouvoir d’achat, les données et les relations fournisseurs.
• Réduction des risques grâce à une planification proactive et un soutien fiable des partenaires.
• Conformité renforcée et amélioration de la réputation de l’entreprise grâce à un point de contact unique aligné sur les exigences des sociétés savantes.
• Centralisation des dépenses et des données pour soutenir la prise de décision et offrir une visibilité globale.

Des exemples concrets de réussite

Notre approche centralisée a généré des résultats tangibles pour nos clients lors de congrès de grande envergure :

• Lors de l’ASCO, nous avons géré plus de 800 participants à l’échelle mondiale. Le respect des délais d’inscription anticipée a permis d’économiser 114 000 $, et la revente de 181 chambres entre filiales a évité 76 000 $ de frais d’annulation. Le programme a obtenu un taux de satisfaction de 96 % auprès des participants.
• Pour HIV Glasgow, où les délais d’inscription anticipée sont particulièrement serrés, notre gestion centralisée a permis une prolongation de deux mois des tarifs réduits. Cela nous a permis de traiter plus de 375 inscriptions, générant plus de 22 000 £ d’économies supplémentaires.

Ces exemples montrent qu’une stratégie centralisée pour les congrès améliore non seulement la visibilité et la conformité, mais génère également des bénéfices financiers et opérationnels significatifs.

Construire une stratégie mondiale de congrès

Une stratégie de congrès réussie doit inclure toutes les fonctions de l’entreprise — commerciale, médicale, R&D — et couvrir toutes les régions et tous les pays. La mise en œuvre d’une nouvelle politique de congrès nécessite le même niveau de communication et de formation des parties prenantes qu’une politique de réunions ou de voyages.

Créer et mettre en œuvre une telle politique peut sembler complexe. Contactez-nous pour que nous puissions collaborer à la conception d’une politique et d’un plan de mise en œuvre adaptés à la situation actuelle de votre organisation.