Gestion de congrès médicaux
Des solutions stratégiques qui améliorent l'efficacité, maximisent les économies, capturent des données et optimisent l'expérience client.
Répondre à vos besoins
La gestion de la participation de votre groupe à un congrès peut être une tâche très complexe et exigeante nécessitant une planification et une exécution méticuleuse. Chez BCD Meetings & Events, nous comprenons que ces événements très visibles jouent un rôle crucial dans votre stratégie commerciale. Pour soutenir ces efforts, nous offrons des services complets de gestion de congrès adaptés aux besoins uniques du domaine médical. Notre expertise vous assure que tous les aspects, de la gestion de projet à l’hébergement des participants, en passant par le sponsoring et la gestion du budget, sont traités avec précision et soin.
Notre tarification flexible vous permet de choisir les services spécifiques dont vous avez besoin, qu’il s’agisse de l’hébergement pour les participants, d’une seule réunion annexe ou d’une gestion complète de l’évènement. Nos équipes gèrent des projets allant d’une poignée de participants à plusieurs milliers dans le monde entier.
Nos services congrès
Gestion de projets
Simplifiez votre expérience de congrès grâce à nos services complets de gestion de projets. Tous les aspects de vos projets sont gérés sous un même toit à l’aide d’un outil de gestion de projets clair, garantissant une exécution transparente et stratégique, adaptée à vos besoins uniques.
Hébergement et inscription des participants
Assurez à vos participants une expérience sans tracas grâce à nos services complets d’hébergement et d’inscription. Nous nous occupons de tous les aspects liés à l’obtention des badges et à l’attribution des chambres, offrant ainsi un processus fluide et organisé à tous les participants, tant internes qu’externes.
Gestion du stand et du sponsoring
Optimisez votre présence grâce à nos services de gestion du stand et du sponsoring. En partenariat avec votre fournisseur de stands et/ou votre agence de communication médicale, nous coordonnons le personnel, y compris la planification des horaires, l’hébergement et le matériel. Notre supervision garantit que tous les avantages du package de sponsoring sont pleinement exploités, ce qui améliore votre investissement et votre visibilité.
Gestion budgétaire et reporting
Gagnez en clarté grâce à nos services de gestion budgétaire et de reporting. Nous supervisons un budget central pour toutes les dépenses liées au congrès et nous nous occupons de la facturation interne croisée entre les entités. Si les processus de l’entreprise le permettent, nous suivons les dépenses par unité commerciale, domaine de thérapie, et/ou pays, garantissant ainsi une gestion financière transparente et efficace.
Réunions annexes
Améliorez votre activité dans le cadre du congrès grâce à notre service de gestion des réunions annexes. Nous coordonnons des réunions internes et externes, en partenariat avec des sponsors locaux et internationaux. Notre équipe d’experts comprend les défis uniques liés aux présentations de produits et aux symposiums, ainsi que les exigences en matière d’autorisation et de restriction pour l’organisation d’activités annexes.
Engagement 1:1 des professionnels de santé
Assurez que les interactions individuelles avec les professionnels de santé lors du congrès se déroulent sans heurts et dans le respect des règles. Que votre équipe rencontre les professionnels de santé sur votre stand, dans un espace privé du centre des congrès ou dans un hôtel voisin, notre équipe peut vous aider à planifier les rendez-vous, trouver des espaces de réunion et organiser la logistique, établir les rapports de transparence et les contrats avec les professionnels de santé et/ou traiter les paiements, pour vous offrir une expérience fluide.
Notre présence locale dans la région EMEA vous apportera un soutien supplémentaire, car nous connaissons les exigences locales en matière de conformité et maîtrisons votre langue locale.
Services à la carte
Personnalisez davantage votre expérience grâce à nos services à la carte supplémentaires : voyages pour les professionnels de santé et/ou les groupes, logistique sur place, développement d’application pour les réunions et assistance sur place.
Votre partenaire congrès
Le caractère international des congrès se prête naturellement à la centralisation. En centralisant les activités liées aux congrès dans un cadre mondial tout en les adaptant aux exigences régionales et locales, nous pouvons améliorer la perception des clients, soutenir à la fois la marque et les stratégies globales, et accroître l’efficacité et les économies.
En choisissant BCD M&E, vous avez la garantie que vos congrès seront gérés avec expertise et précision. Nous représentons 90 % des 10 plus grandes entreprises pharmaceutiques et accompagnons un large éventail de clients émergents et de taille moyenne dans 45 domaines thérapeutiques. Notre centre d’excellence dans le domaine des sciences de la vie (LSCOE) propose une approche unique pour les programmes, la gestion des réunions, les congrès et les services de voyage, garantissant une exécution fluide et stratégique.
Dans toute la région EMEA, nos équipes locales gèrent quelque 350 congrès uniques de toutes tailles et pour le seul secteur des sciences de la vie, plus de 30 000 participants dans le monde, un nombre qui augmente rapidement d’année en année. Ceci est soutenu par une équipe désignée de spécialistes des congrès nationaux et internationaux, qui collaborent sur les meilleures pratiques et tirent parti de notre pouvoir d’achat pour apporter une valeur ajoutée.
Avec plus d’une décennie d’expérience, notre domaine d’activité de gestion de congrès se concentre sur la réduction des coûts et la garantie de la conformité, ce qui fait de BCD M&E le partenaire idéal pour vos besoins en matière de gestion de congrès.
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