Conforme nuestra industria se va preparando cautelosamente para los nuevos retos las reuniones y eventos, comenzamos a explorar nuevas formas de abordar el evento. Previamente hablamos sobre los cambios potenciales en la Negociación de Contratos para ayudar a guiar estas conversaciones de ahora en adelante. Nuestros planners están analizando los factores necesarios para llevar a cabo eventos con responsabilidad y seguridad para los invitados. Por favor continúe leyendo para aprender más sobre las futuras consideraciones para las reuniones y eventos post COVID-19.
Sabemos que le futuro de los eventos presenciales será diferente de ahora en adelante y vienen a la mente algunas consideraciones: el protocolo de distanciamiento social, entrega de contenido, innovación tecnológica, consideraciones de salud/bienestar/seguridad, etc. Al planear una reunión o evento, ya sea interna o de cara al cliente, se tendrán expectativas en nombre del invitado, de su organización por llevar esa responsabilidad en sus manos. Cada vez más, se vuelve una responsabilidad compartida entre el líder del evento, el venue y el invitado. Cada venue publicará sus propios protocolos con el mismo interés en cuidar a su staff e invitados durante todo el evento.
Adicional a estos lineamientos, habrá nuevas áreas por integrar:
Es importante estar preparados logísticamente, pero también lo es contar un Plan de Manejo de Crisis. Antes de COVID-19, enfrentábamos otro tipo de situaciones de emergencia que pudieran surgir durante la operación del evento. Así que el manejo de un contagio viral es un protocolo más por agregar al Plan de Comunicación ante una crisis durante el evento.
Las situaciones de emergencia pueden surgir a nivel global, regional o local; implica tomar acciones inmediatas, tener un nivel de respuesta minucioso y una estrategia de comunicación. Si su organización ya cuenta con una estrategia de comunicación ante una crisis, la agencia podrá apegarse al plan. En caso de que su organización no cuente con una, trabaje con una agencia que tenga la capacidad para desarrollar una con usted. Hoy es el momento para crearla.
Uno de los factores clave del plan es poder brindar lineamientos e información de contacto apropiados para los empleados y todos los proveedores. Cada tipo de emergencia requiere un tipo de respuesta diferente, pero en general, una emergencia se define como un incidente que pone en riesgo inmediato la salud, vida, propiedad o ambiente; puede ser también una situación con potencial suficiente para para afectar la salud de los clientes, invitados o staff a corto/largo plazo. El Plan para el Manejo de Crisis debe enfatizar las acciones básicas para dirigir y saber cómo responder ante situaciones de emergencia durante el evento, parte de objetivo es brindar el conocimiento sobre las medidas y pasos a seguir en caso de emergencia. Este plan no es la solución única para todas las emergencias, no pretende reemplazar las instrucciones que dicte el personal oficial de emergencias incluyendo, pero no limitado a la Policía, Bomberos, Militares, representantes oficiales de alguna Agencia de Gobierno y/o staff de seguridad del hotel/venue. La prioridad siempre será la seguridad humana sobre la pérdida de recursos materiales.
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