Programa de Capacitación Virtual
1,650 oradores de atención médica necesitaron ser capacitados en dos semanas para cumplir con los requisitos de la FDA.
Caso de éxito
La Solicitud
El cliente de ciencias de la vida recibió una directiva gubernamental que le exigía realizar una actualización urgente de la política que implicaba la capacitación de 1.650 oradores de HCP. Como cada área terapéutica tenía un contenido diferente, el cliente requería más que una sesión general. Su objetivo era minimizar el tiempo de presentación y, al mismo tiempo, llegar rápidamente a una gran audiencia.
La solución
Desarrollé una estrategia de reclutamiento de HCP que incluyó el aumento del tamaño del equipo de generación de audiencia y el establecimiento de un proceso de divulgación asertivo. Uso de tecnología patentada, Smart Meeting, para realizar un seguimiento e informar sobre los profesionales de la salud por área terapéutica y especialidad.
Los resultados
97% de participación con cuatro sesiones “en vivo”.
Se llegó al 3 % de los hablantes de profesionales de la salud con capacitación bajo demanda.
100% de los ponentes formados.
El cliente pudo evitar una situación de crisis que podría haber tenido implicaciones financieras sustanciales. El cronograma de programas de campo del cliente no se vio afectado y los oradores quedaron satisfechos con las sesiones de capacitación sin ninguna percepción negativa sobre la empresa.
La historia
Este cliente de ciencias de la vida recibió una directiva de la FDA/CIA que podría haber suspendido todos los programas a nivel de campo. Se les pidió que hicieran una actualización urgente de la política que implicaba la capacitación de 1.650 oradores de HCP. Como cada área terapéutica tenía un contenido diferente, el cliente requería más que una sesión general. Con una fecha límite inminente y preocupaciones sobre las percepciones corporativas negativas de los oradores del personal de atención médica, el cliente se comunicó con nosotros para obtener ayuda para cumplir con los requisitos de la FDA. Su objetivo era minimizar el tiempo de presentación y, al mismo tiempo, llegar rápidamente a una gran audiencia. El cliente nos exigió que completáramos la formación en un plazo de dos semanas en lugar del plazo habitual de ocho semanas.
Desarrollamos una estrategia de reclutamiento de profesionales de la salud que incluyó aumentar el tamaño del equipo de generación de audiencia y establecer un proceso de divulgación asertivo. Diseñamos un programa multimedia que consistió en cuatro reuniones virtuales que brindaron flexibilidad a los asistentes y nos permitieron cumplir con el requisito de tasa de “no respuesta” de menos del 5%. La sesión general virtual, que fue obligatoria para todos los participantes, abarcó el contenido de la FDA. Establecimos sesiones de trabajo virtuales a través del método de “subllamada”, donde los profesionales de la salud podían escuchar la información específica del producto terapéutico. Nuestro equipo monitoreó toda la participación del profesional de la salud con datos continuos de los asistentes “en vivo” e informes de los participantes. Los participantes que no pudieron asistir a ninguna de las sesiones programadas pudieron ver las grabaciones en línea (a través de módulos bajo demanda) y aún así cumplir con los requisitos gubernamentales.
Utilizamos nuestra tecnología patentada, Smart Meeting, para realizar un seguimiento e informar sobre los profesionales de la salud por área terapéutica y especialidad. Cada informe incluía las horas de inicio y finalización del orador para validar que se cumplieran todos los requisitos gubernamentales. Nuestro equipo también colaboró con el proveedor de pagos externo para verificar y validar los datos para que el orador pudiera ser considerado “aprobado”. Al optar por tener una plataforma virtual para las reuniones de capacitación, pudimos realizar las reuniones dentro del marco de tiempo designado, así como capturar el 97% de participación con las cuatro sesiones “en vivo”. Con el elemento de capacitación bajo demanda, capacitamos al 3% restante de los hablantes de HCP. Al final, el 100% de los ponentes fueron formados.
El cliente pudo evitar una situación de crisis que podría haber tenido implicaciones financieras sustanciales. A pesar de que los programas se implementaron rápidamente, nuestro equipo proporcionó los informes necesarios para demostrar el cumplimiento del cliente con la directiva. El cronograma de programas de campo del cliente no se vio afectado y los oradores quedaron satisfechos con las sesiones de capacitación sin ninguna percepción negativa sobre la empresa.
