Política de Privacidad

Última actualización: 2 de septiembre de 2026

BCD Travel Services B.V. actúa como responsable de sus datos personales cuando son tratados por entidades de BCD Meetings & Events y BCD Travel entidades que ofrecen servicios de reuniones y eventos (“BCD M&E”, “nosotros” o “nuestros”), respeta su privacidad y se compromete a cumplir con esta Política, que describe cómo nosotros, como empresa de gestión de reuniones y eventos y servicios relacionados, recopilamos y utilizamos los datos personales que usted, la empresa de la que es empleado o en la que está asistiendo a reuniones y eventos en su nombre (“Empresa”), o terceros, nos proporcionan.

Esta Política describe qué datos personales recopilamos sobre usted, cómo los recopilamos, cómo los utilizamos, con quién podemos compartirlos y qué opciones tiene respecto al uso de sus datos personales. También describimos las medidas que tomamos para proteger la seguridad de sus datos personales y cómo contactarnos.

Esta Política se aplica a reuniones y eventos de BCD M&E y a servicios relacionados, por ejemplo, servicios de incentivos, ocio y deporte que puedan ofrecerse, incluidos servicios relacionados en los sitios web de BCD M&E y aplicaciones que muestran o enlazan a esta Política (en adelante, colectivamente, los “Servicios”). Si también recibe nuestros servicios de viajes proporcionados por BCD Travel y/o nuestros servicios de consultoría de viajes de negocios proporcionados por Advito LLC, puede consultar sus políticas en sus páginas web, respectivamente (www.bcdtravel.com, https://www.advito.com).

Le animamos a leer esta Política con atención y en su totalidad en lo que respecta a sus derechos respecto al tratamiento de tus datos personales. Como usuario de nuestros Servicios, entiende y acepta que recopilamos, utilizamos, almacenamos y divulgamos sus datos personales de acuerdo con esta Política.

Nuestras prácticas de privacidad varían según los países en los que operamos, reflejando los requisitos legales locales. BCD M&E cumple con las leyes de protección de datos aplicables en las jurisdicciones en las que opera en su gestión de datos personales.

Tenga en cuenta que esta Política solo se aplica cuando procesamos datos personales sobre usted como responsable. Procesamos datos personales como responsables al proporcionar: (i) servicios a través de aplicaciones de M&E de BCD, (ii) reservas de vuelos y servicios asociados, y (iii) servicios de consultoría. No se aplica a servicios en los que procesamos datos personales como responsables del tratamiento en nombre de un responsable. Cuando somos un procesador, se aplicará la política de privacidad del responsable correspondiente.

¿Qué datos personales recopila BCD M&E?

En el curso de la prestación de sus Servicios, BCD M&E puede recopilar, utilizar, almacenar y divulgar datos personales. Los datos personales son cualquier información que pueda utilizarse para identificarlo o que podamos vincularlo. A usted, como asistente o usuario de los Servicios, se le puede pedir que proporcione ciertos datos personales cuando utilice nuestros Servicios, tales como:

Nombres e información de contacto (trabajo y teléfono fijo/móvil, fax, correo electrónico, dirección);
Nombres e información del organizador del evento y de los contactos de emergencia;
Preferencias de los asistentes y detalles de viaje/reunión (por ejemplo, rutas, clase de servicio, preferencias de asiento, datos de viajeros frecuentes, preferencias de comidas, datos y preferencias de membresía en hoteles/tren/auto y otros transportes terrestres, solicitudes de alojamiento especial, otros datos personales proporcionados voluntariamente por usted a través de sus perfiles, encuestas u otras solicitudes);
Documentación de viaje (por ejemplo, pasaporte/visado/identificación nacional/número de permiso de conducir, número TSA, ciudadanía, fecha de nacimiento, género);
Datos de pago (tarjetas de crédito corporativas/personales) e información bancaria; y
Credenciales de acceso, identificadores de usuario, identificadores de empleados, direcciones IP e información de navegación.

Si presenta cualquier dato personal relacionado con otras personas en relación con los Servicios (por ejemplo, si realiza una reserva para otra persona o proporciona un contacto de emergencia), declara que tiene la autoridad para hacerlo y que les ha informado de que recopilaremos, usaremos, almacenaremos y divulgaremos dichos datos personales conforme a esta Política.

¿Cómo recopila BCD M&E los datos personales?

BCD M&E recopila datos personales:

Directamente de usted cuando accede a distintas partes de nuestros Servicios, incluyendo cuando se comunica con nosotros por correo electrónico u otros canales;
De otras fuentes, por ejemplo, incluyendo su Empresa y sus terceros u otros terceros (por ejemplo, organizaciones, agencias) que puedan enviarnos sus datos personales en su nombre o en nombre de su Compañía; y
Desde la red de sitios web y aplicaciones accesibles a través o utilizados por nuestros Servicios y nuestra empresa, incluyendo proveedores externos (por ejemplo, aerolíneas, hoteles, proveedores de tarjetas de pago) y nuestras empresas, afiliados, filiales, empresas conjuntas, socios, subcontratistas y agentes relacionados con BCD M&E. Esto incluye datos personales que recopilamos automáticamente a través de nuestros sitios web y aplicaciones, por ejemplo, mediante el uso de cookies y tecnologías similares.

¿Cómo utiliza BCD M&E los datos personales y sobre qué bases legales?

BCD M&E recopila y utiliza sus datos personales para fines específicos, explícitos y legítimos según se describe en esta Política y no procesa sus datos personales de manera incompatible con dichos fines.

BCD M&E utiliza datos personales para:

Proporcionar sus Servicios y cumplir con sus obligaciones con su Empresa y sus asistentes (por ejemplo, gestión de reuniones y eventos, completar y administrar reservas de reuniones, ayudar en la gestión tanto del viaje como de la reunión, proporcionar informes y análisis basados en los Servicios, proporcionar avisos sobre su cuenta y los Servicios, informarle sobre actualizaciones en nuestras páginas web y aplicaciones y otros cambios en nuestros productos o Servicios).
Comunicarse con usted a través de varios canales multimedia (por ejemplo, por correo electrónico, postal, teléfono o las páginas web o aplicaciones de BCD M&E) y proporcionarle un cliente
Entiende cómo se utilizan nuestros sitios web y aplicaciones y ofrece una experiencia personalizada mientras utiliza nuestros Servicios, como proporcionando elementos interactivos o personalizados en nuestros Servicios y proporcionándole contenido basado en sus intereses (para más información, consulte la sección siguiente titulada “¿Cómo gestiona BCD M&E las solicitudes de “no rastrear” y utiliza “Cookies” y otras tecnologías similares?”).
Cumplir una solicitud realizada por usted o su empresa (por ejemplo, informes basados en reuniones/viajes, preguntas, solicitudes de reserva u otras solicitudes sobre sus datos personales). La toma de decisiones automatizada puede utilizarse para procesar algunas solicitudes que ayuden a ofrecer servicios más rápidos y fiables a usted y/o a su empresa (por ejemplo, redirigir su solicitud al departamento correspondiente, enviar respuestas automáticas). Las decisiones importantes siempre serán revisadas por un empleado de B&E.
Enviarte boletines, correos electrónicos de marketing y otra información o materiales que puedan interesarte o mostrar anuncios personalizados. Cuando sea necesario, obtendremos tu consentimiento antes de enviar dichos mensajes de marketing o mostrar anuncios personalizados.
Realizar encuestas (por ejemplo, satisfacción de asistentes, clientes) y revisar la calidad y el rendimiento de nuestros servicios para garantizar la satisfacción del cliente
Cumplir con nuestras obligaciones y hacer valer sus derechos, nuestros o de otros según consideremos razonablemente necesario (por ejemplo, facturación y cobro, prevención del fraude, cumplimiento de obligaciones legales y responder a procedimientos legales o solicitudes de autoridades legales, fuerzas del orden u otros terceros).

Para tratar sus datos personales como se ha descrito anteriormente, BCD M&E se basa en las siguientes bases legales. En vista del propósito A, procesamos sus datos personales cuando sea necesario para el cumplimiento del contrato que tenemos con su empresa y/o usted, lo que nos permite prestarle nuestros servicios. En vista de los propósitos B a F, confiamos en nuestro interés empresarial legítimo para prestar y mejorar nuestros servicios. Para el propósito G, BCD M&E se apoya cuando sea aplicable en el cumplimiento de las obligaciones legales. Nos apoyamos en nuestro interés empresarial legítimo para prevenir fraudes y proteger nuestros derechos. Al utilizar datos personales para servir a los M&E de BCD o a intereses legítimos de terceros, BCD M&E siempre equilibrará sus derechos e intereses en la protección de sus datos personales con los derechos e intereses de BCD M&E o los de terceros.

¿A quién revela BCD M&E los datos personales y por qué?

Los datos personales pueden ser recopilados, compartidos o divulgados según sea necesario para la prestación de servicios a:

BCD M&E y sus empresas relacionadas, afiliados, subsidiarias, empresas conjuntas, socios, subcontratistas y agentes según sea necesario para cumplir y apoyar los Servicios, incluyendo reservas y asistencia de emergencia, emisión de tickets, respuesta a solicitudes y evaluación u oferta
Otras empresas que BCD M&E utiliza para apoyar su negocio y que proporcionan servicios auxiliares (por ejemplo, cumplimiento, encuestas, almacenamiento, análisis estadístico, tecnología, desarrollo, comprobaciones de crédito (según corresponda)).
Su empresa para informes basados en reuniones y eventos, auditorías, seguimiento y otros fines según sea necesario con su empresa, incluyendo aquellos de su personal que solicitan que enviemos o a quienes pongamos a disposición datos personales.
Proveedores de servicios externos a los que usted o su empresa solicitan que enviemos datos personales (por ejemplo, empresas de apps, que ofrecen una app para eventos; proveedores de registro de congresos; proveedores de información de seguridad y seguimiento; otras empresas de gestión de viajes o agencias de eventos; empresas de traslado/transporte terrestre; oficinas de convenciones, organizaciones sucesoras).
Proveedores de servicios externos para completar los arreglos de viaje y los asistentes y las reservas y cumplir con los Servicios (por ejemplo, Sistemas Globales de Distribución (GDS); aerolíneas, trenes, empresas de alquiler de coches y otros transportes terrestres, hoteles, líneas de cruceros, empresas de gestión de destinos y otros proveedores relacionados para reuniones y viajes con fines de reserva/venta de billetes; autoridades de informes del sector; proveedores de equipos y tecnología, incluyendo, sin limitación, proveedores de herramientas de reserva online, proveedores de software para registro de reuniones (incluidos proveedores de soluciones de gestión de eventos in situ y móvil), y empresas audiovisuales; proveedores de visados y pasaportes; compañías de tarjetas de crédito y empresas de cobro y procesamiento de pagos).
Otros terceros, que consideremos razonablemente necesarios, de acuerdo con las leyes aplicables, incluidas las leyes fuera de tu país de residencia para: (i) cumplir con leyes, normativas o solicitudes y procesos gubernamentales o legales; (ii) identificar, contactar o emprender acciones legales contra alguien que pueda estar violando nuestros términos de uso o políticas o hacer cumplir de alguna manera nuestros términos y políticas; (iii) operar correctamente los Servicios; o (iv) proteger a BCD M&E y a quienes sirve, incluyendo la búsqueda de soluciones disponibles o para limitar los daños que puedan sufrir (por ejemplo, intercambiar información con otras empresas y organizaciones con fines de protección contra fraude y reducción de riesgos).

Las empresas de consolidación de datos también pueden ser utilizadas por BCD M&E o por su Compañía con el fin de crear informes y estadísticas relacionadas con fines de benchmarking u otros fines relacionados, incluyendo, sin limitación, el uso de datos estadísticos acumulados, que pueden incorporar datos adquiridos de tu Compañía para fines comerciales ordinarios habituales en nuestro sector y los servicios que ofrecemos, pero sin identificar, directa o indirectamente, a usted o a su Compañía.

BCD M&E puede ser adquirida, fusionarse con otra empresa, vender o liquidar sus activos, adquirir o comprar otros negocios o activos. En tales transacciones, los datos personales suelen ser uno de los activos empresariales transferidos. En caso de adquisición, venta, liquidación o fusión, sus datos personales e información identificativa no personal pueden ser asignados automáticamente por nosotros a nuestro entero criterio a un tercero, de acuerdo con las leyes aplicables.

¿Divulga BCD M&E datos personales a través de las fronteras?

BCD M&E es una empresa global que ofrece servicios relacionados con la gestión de eventos y, por tanto, transferir sus datos personales internacionalmente es necesario para la prestación de nuestros servicios. Al compartir o divulgar datos personales a otras partes, incluyendo empresas, afiliados, filiales, empresas conjuntas, socios, subcontratistas y agentes relacionados con BCD M&E que prestan servicios y mantienen instalaciones, tus datos personales pueden transferirse a países con leyes de protección de datos que ofrecen un estándar de protección inferior al de su país.

Transferiremos sus datos personales conforme a las leyes aplicables de protección de datos, incluyendo la existencia de mecanismos adecuados para protegerlos cuando se transfieran internacionalmente (por ejemplo, Cláusulas Modelo, acuerdos de protección de datos). Si tienes preguntas o deseas obtener más información sobre la transferencia internacional de tus datos personales o las salvaguardas implementadas, por favor contáctanos según lo establecido en esta Política.

¿Cómo almacena y protege BCD M&E los datos personales?

Normalmente, BCD M&E almacena los datos personales en sus servidores gestionados internamente (principalmente en el Espacio Económico Europeo y Estados Unidos) y con proveedores de almacenamiento externos.

BCD M&E utiliza medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales que BCD M&E posee en su red y sistemas frente a accesos no autorizados, divulgación, destrucción y alteración. Realizamos revisiones periódicas de nuestras medidas de recopilación, almacenamiento, procesamiento y seguridad de datos para verificar que solo estamos recopilando, almacenando y procesando los datos personales necesarios para nuestros Servicios y para cumplir con nuestras obligaciones contractuales. Aunque hacemos todo lo posible por proteger la integridad y seguridad de nuestra red y sistemas, no podemos garantizar, asegurar ni respaldar que nuestras medidas de seguridad eviten actividades ilegales o no autorizadas relacionadas con sus datos personales. Al utilizar nuestros Servicios, debe ser consciente de que ninguna transmisión de datos por Internet puede garantizarse como totalmente segura. Aunque nos esforzamos por proteger sus datos personales, no garantizamos la seguridad de ningún dato e información que nos transmita por Internet, y lo hace bajo su propio riesgo.

Para proteger sus datos personales, le pedimos amablemente que no nos envíe información de tarjetas de crédito ni otros datos personales sensibles similares, incluidas categorías especiales de datos personales, por correo electrónico. También le animamos a mantener su contraseña confidencial y a no revelarla a ninguna otra persona. Si está compartiendo un ordenador con cualquier persona debe cerrar sesión antes de salir de una página web o servicio para proteger el acceso a su contraseña y datos personales de usuarios posteriores. Por favor, avísenos inmediatamente si cree que su contraseña o cualquiera de sus datos personales ha sido mal utilizado al utilizar los servicios y aplicaciones de M&E CCD M&E. Tenga en cuenta que nunca le pediremos que revele su contraseña o información de tarjeta de crédito en una llamada telefónica o correo electrónico no solicitado.

¿Cuánto tiempo conserva BCD M&E mis datos personales?

BCD M&E conserva sus datos personales durante el periodo necesario para cumplir con los fines establecidos en esta Política, salvo que la ley aplicable requiera o permita un periodo de conservación más largo. Al determinar cuánto tiempo conservar sus datos personales, tenemos en cuenta la necesidad de estos datos personales para la prestación de nuestros servicios, las leyes y regulaciones aplicables, incluidas las leyes de protección de datos, y nuestras obligaciones legales. Podemos conservar registros para investigar o defendernos de posibles reclamaciones legales. Cuando ya no sea necesario conservar los datos personales, estos serán eliminados o agregados con fines analíticos.

¿Y qué hay de las aplicaciones de BCD M&E?

BCD M&E pone a disposición sus aplicaciones online (móviles y web) para descarga en varios mercados de aplicaciones. BCD M&E recopila información de uso para mejorar la aplicación y ofrecer una mejor experiencia y más personalizada. BCD M&E puede seguir la información sobre el uso de nuestras aplicaciones (por ejemplo, estadísticas anonimizadas sobre el número diario de visitantes, solicitudes diarias de elementos de uso específicos, seguimiento de intereses, quién ha publicado contenido, los países desde los que se accede a aplicaciones y servicios). Utilizamos estas estadísticas exclusivamente para medir actividades y para mejorar o adaptar servicios en tu beneficio. También podemos utilizar Google Analytics u otras herramientas y métodos analíticos para desarrollar estadísticas de usuarios anonimizadas según se describe en nuestra Política de Cookies (https://bcdme.com/cookie-policy/). BCD M&E utiliza estas estadísticas para analizar actividades, mejorar los servicios, comunicar hallazgos y mejoras de producto a su empresa y a otros clientes y clientes potenciales de BCD M&E. Estas estadísticas no contienen datos personales y no pueden utilizarse para la recopilación de datos personales. De acuerdo con los términos de uso de las aplicaciones, cierta información sobre usted (que puede incluir su dirección de correo electrónico, datos del itinerario y otra información que proporcione voluntariamente) podrá ser compartida con terceros según se indica en esta Política. Tenga en cuenta que una vez que abandone los sitios web y aplicaciones de BCD M&E para otros, incluyendo, pero no limitándose a, asistentes virtuales u otras aplicaciones, se aplicarán las políticas de privacidad de los demás sitios web o aplicaciones.

¿Y qué pasa con los enlaces a sitios web y servicios de terceros?

Nuestros servicios pueden contener enlaces a sitios web de terceros. Algunos de estos sitios web pueden permitirte comprar productos y servicios, registrarte para recibir materiales o recibir nuevas actualizaciones sobre productos y servicios. En muchos casos, se te puede pedir que proporciones información de contacto como tu nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono e información de tarjetas de crédito/débito. Si utilizas estos sitios web de terceros y/o proporcionas tus datos e información personal, la política de privacidad y los términos de servicio de dichos sitios son aplicables. Te animamos a leer detenidamente dichas políticas en sitios web de terceros antes de enviar tus datos personales. BCD M&E no se hace responsable ni expresamente renuncia a cualquier responsabilidad relacionada con las acciones de dichos sitios, sus políticas de privacidad o los términos y contenidos de dichos sitios.

¿Cómo gestiona BCD M&E las solicitudes de “no rastrear” y utiliza “Cookies” y otras tecnologías similares?

Actualmente no nos comprometemos a responder a las señales de “no rastrear” de los navegadores respecto a sitios web y aplicaciones de BCD M&E. Procesamos sus datos personales a través de nuestros sitios web y aplicaciones de acuerdo con esta Política, independientemente de la configuración de seguimiento que tenga.

Podemos recopilar información automáticamente usando “cookies”. Puede optar por rechazar cookies en su navegador (consulte el enlace “Cookies” más abajo), sin embargo, eso puede limitar su capacidad para recibir algunos o todos nuestros Servicios y/o algunas funciones puede no estar disponibles para usted o no funcionar correctamente como resultado. Cuando sea necesario según la ley aplicable, BCD M&E obtendrá su consentimiento antes de recopilar información mediante cookies. Información adicional sobre “Cookies” y cómo las utiliza la web de BCD M&E puede encontrarse aquí https://bcdme.com/cookie-policy/.

¿BCD M&E recopila datos personales de niños?

BCD M&E no recopila conscientemente datos personales de menores. Las personas menores de 18 años no deben utilizar nuestros Servicios para enviar datos personales sobre sí mismos.

¿Cuáles son mis derechos respecto a mis datos personales?

Puede elegir qué datos personales (si los hay) desea proporcionarnos. Sin embargo, si decide no proporcionar ciertos detalles, su experiencia con algunos o todos nuestros Servicios puede verse afectada.

En la medida en que lo requiera la ley aplicable, tiene la capacidad de ejercer diversos derechos respecto a sus datos personales (es decir, acceso, corrección, borrado, restricción, objeción, portabilidad, etc.). BCD M&E gestionará dichas solicitudes conforme a la ley aplicable, incluyendo el plazo especificado por la ley aplicable y cuando lo permita la ley aplicable, y podrá cobrar una tasa administrativa razonable para cubrir los costes de responder a dicha solicitud. Cuando el tratamiento se basa en el consentimiento, tienes derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento si la ley aplicable lo requiere, sin afectar la legalidad del tratamiento basado en su consentimiento previo a su retirada.

En algunas jurisdicciones, además de que acepte esta Política, las leyes de privacidad o protección de datos pueden requerirnos obtener un consentimiento expreso separado para el tratamiento de sus datos personales. Su consentimiento también puede estar implícito en algunas circunstancias, según lo permita la ley aplicable, como cuando se requieren comunicaciones para cumplir con sus solicitudes.

¿Cómo puedo ejercer mis derechos o presentar quejas?

Si desea ejercer alguno de sus derechos según lo descrito en esta Política, tú (o, de acuerdo con la ley aplicable, alguien en su nombre) puede enviar su solicitud haciendo clic aquí.

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política, puede contactar al Responsable de Protección de Datos de BCD M&E de la siguiente manera:

Atención: BCD Travel Services B.V.

Departamento Jurídico

Dirección: Europalaan 300 Ciudad/Estado/Código Postal: 3526 KS Utrecht, Países Bajos

Correo electrónico: [email protected]

BCD M&E responderá a su solicitud a través de la dirección de correo electrónico que utilice para ejercerla, el número de teléfono que haya registrado con nosotros o que tengamos registrado para usted, o cualquier otro método adecuado. Dependiendo de su solicitud, podemos revisarla con usted y/o su empresa para ayudarle a resolver y responder a la solicitud.

Nos comprometemos a trabajar con usted para obtener una resolución justa de cualquier queja o preocupación que pueda tener sobre nuestro uso de sus datos personales. Sin embargo, si considera que no hemos podido ayudarle con su queja o preocupación, puede que tenga derecho a presentar una queja ante la autoridad de protección de datos de su país (si existe alguna en su país).

¿Cómo se gestionan los cambios en esta Política?

BCD M&E se reserva el derecho de revisar, modificar o modificar esta Política en cualquier momento y de cualquier manera. Cuando publiquemos cambios en esta Política, actualizaremos la fecha de “última actualización” al principio de esta Política, lo animamos a consultarla regularmente para ver cambios.