Gestión de Congresos: Conozca a Quienes los Hacen Realidad

En el vertiginoso mundo de los eventos farmacéuticos, trabajar en la organización de congresos requiere dedicación y atención al detalle. Es necesario tener pasión por los viajes, pero también es fundamental conocer y seguir diversas políticas y protocolos.

Hablamos con tres profesionales que gestionan la logística de congresos para nuestros clientes farmacéuticos en BCD Meetings & Events, y descubrimos los beneficios y el atractivo de una carrera en esta apasionante área.

Con más de veinte años de experiencia en la industria de eventos y catorce años en la industria farmacéutica, Georgina Pacheco, Directora de Operaciones LATAM en BCD Meetings & Events, ha adquirido un profundo conocimiento sobre los procedimientos, políticas, enfoques y prioridades de este sector, especialmente en la organización de eventos y conferencias. “Durante mi trayectoria, he tenido la oportunidad de desarrollarme en diferentes roles que me han permitido adquirir conocimientos en diversas áreas operativas, de estrategia y liderazgo. He evolucionado de planificadora de reuniones hasta mi actual posición de liderazgo, donde tengo el privilegio de supervisar la segunda región más grande del mundo”, menciona

“Mi amplia experiencia en planificación y organización de eventos abarca desde eventos sociales hasta convenciones corporativas, así como eventos de alto nivel ejecutivo. Con una genuina pasión por la organización de eventos, estoy comprometida con la mejora constante y el crecimiento de la industria, siempre buscando desarrollar estrategias creativas que nos permitan enfocarnos en la eficiencia de los procesos y apoyando a los equipos para mantener la visión de ofrecer servicios de excelencia”, enfatiza Georgina.

Kuala Lumpur, Seúl, París, Madrid, Río… la lista de destinos que Carolina Turconi, Senior Meetings Manager de BCD Meetings & Events, ha visitado gracias a su trabajo parece interminable. Residiendo en Milán y pasando tiempo renovando una casa tradicional ‘Trullo’ en la hermosa costa de Puglia en el sur de Italia, su trabajo como gestora de congresos en la industria farmacéutica la ha llevado a recorrer el mundo. “He tenido la oportunidad de visitar destinos que nunca hubiera soñado. Aunque mis hijos están aquí ahora, ¡Soy igual de feliz en las ciudades emocionantes!”

Carolina ha trabajado para BCD Meetings & Events durante 8 años, gestionando congresos y reuniones en el sector de la Industria Farmacéutica. Para quienes no estén familiarizados con el término, los congresos son eventos a gran escala en los que profesionales de la industria farmacéutica se reúnen para conocer nuevos desarrollos médicos, compartir experiencias y conectar con colegas. Muchos clientes de BCD Meetings & Events asisten a estos congresos para reunirse con sus colegas y clientes, dado que estos eventos son fundamentales para su estrategia comercial.

“Existen áreas en los eventos que son más animadas y atractivas, como la moda o la música”, dice Carolina. “Pero una vez que experimenté el mundo de la industria farmacéutica, no pude volver atrás”.

Gestión de Eventos a Gran Escala

La magnitud de estos eventos es enorme. Por ejemplo, la Reunión Anual de la Sociedad Americana de Oncología Clínica (ASCO) es el congreso de oncología más grande del mundo, atrayendo alrededor de 40,000 personas a Chicago cada año. El evento de la Convención sobre Ingredientes Farmacéuticos (CPhI) en India el año pasado contó con la asistencia de casi 45,000 personas de 116 países y 1,400 empresas expositoras que ocuparon más de 100,000 m² de espacio de exposición. [BCD Meetings & Events no gestiona ninguno de estos eventos]. Según la Asociación de la Industria de Reuniones, el sector de salud y productos farmacéuticos representa casi una cuarta parte de todos los eventos celebrados anualmente en el Reino Unido.

Carolina se centra en reuniones y eventos auxiliares, administrando la logística, buscando lugares, coordinando alimentos y alojamiento, y brindando soporte in situ. “Cuando estamos en el lugar, empezamos temprano, a veces a las 5 a.m., y terminamos alrededor de la medianoche. Es estresante, pero energizante, y nunca me aburro. Los desafíos y el trabajo en equipo son gratificantes, y se crean lazos increíbles tanto con el equipo como con los invitados”.

Logística y Desafíos

El sentido de recompensa es algo que también comparte Joanna Powell, directora sénior de proyectos en BCD Meetings & Events. Con más de 20 años de experiencia en la industria de eventos, señala: “El trabajo es gratificante porque me permite trabajar con clientes interesantes y conocer a diversos delegados. La satisfacción proviene de ver cómo todo se une, especialmente durante los congresos, en los que ves a expertos discutiendo su trabajo, sabiendo que ayudaste a facilitar estas reuniones importantes”.

El papel de Joanna consiste en liderar eventos de primer nivel, que albergan entre 600 y 700 asistentes. “Dirijo un equipo de seis personas que se encargan del registro, alojamiento, espacios para reuniones, cenas y traslados. Mis responsabilidades incluyen guiar al equipo y gestionar el presupuesto del evento. Superviso y coordino todas las actividades para asegurar que el evento transcurra sin inconvenientes”.

Joanna también menciona la oportunidad de viajar por trabajo y dice que los lugares que puede visitar son “increíbles”, aunque advierte que es importante estar preparada para ver “muchas habitaciones de hotel y centros de exposiciones”.

Gestión de tu Bienestar

Anita Hui, Gerente de Programa de Congresos en BCD Meetings & Events, trabaja con clientes médicos que asisten a congresos globales. “Los temas son fascinantes”, dice Anita. “Te das cuenta de lo vasto que es este mundo: las conferencias individuales pueden atraer a miles de personas por un medicamento específico o un tipo de cáncer”.

Su rol exige una meticulosa organización, enfoque en procesos y un alto grado de profesionalismo. “Los pequeños detalles son cruciales… ¿Has pagado el depósito? ¿Has firmado el contrato?” Anita viaja aproximadamente el 30% del tiempo, pero advierte sobre el agotamiento: “Los períodos de mayor actividad son exigentes, así que aprovecha los tiempos más lentos. No es un trabajo de 9 a 5… Prepárate para trabajar más duro a medida que se aproximen los eventos y maneja los flujos y reflujos de tu agenda”.

Navegando por las Regulaciones de la Industria

Los profesionales de eventos deben navegar un panorama regulatorio complejo para garantizar el cumplimiento en la industria farmacéutica.

El Código de Prácticas de la IFPMA regula la manera en que los miembros operan, se comunican y actúan para asegurar estándares éticos en esta industria altamente regulada.

Muchas asociaciones locales y regionales se basan en el Código de la IFPMA como guía para sus propios códigos de conducta. Este se centra en la interacción de los miembros de la industria farmacéutica con los profesionales de la salud, así como en los productos farmacéuticos y sus usos. Esto implica seguir pautas sobre hospitalidad y entretenimiento, y realizar un seguimiento de la asistencia y el gasto a lo largo del compromiso. Estas directrices tienen como objetivo evitar que los profesionales de la industria sean indebidamente influenciados en relación con los productos médicos.

Tanto los organismos gubernamentales como las asociaciones de la industria establecen estas regulaciones. “Asisto a cursos de capacitación continua sobre cumplimiento y recibo actualizaciones periódicas para mantenerme al día con las nuevas normas”, comenta Joanna. Carolina añade: “Las numerosas directrices pueden parecer abrumadoras al principio, pero una vez que superas este reto, el trabajo se vuelve muy gratificante y la formación regular se convierte en parte del puesto”.

Espera lo Inesperado

“En los congresos pueden ocurrir muchas cosas inesperadas, muchas de las cuales no puedo contar en una entrevista”, dice Carolina. “Siempre hay que estar preparado para cualquier eventualidad”.

Joanna recuerda momentos imprevistos, como cuando fue detenida en un ascensor de un hotel por su acento británico o cuando esquivó a los paparazzi al hospedarse en el mismo hotel que una superestrella de la música.

Anita enfatiza la diversidad de roles y oportunidades en los congresos: “Hay muchas oportunidades para probar diferentes áreas, gestionar diversos clientes y tipos de eventos, desde la producción hasta los eventos en vivo. Una vez que entras en esta industria, encontrarás muchas puertas que abrir y áreas para explorar y crecer”.

Publicado originalmente el 30 de julio de 2025 7:00:00 AM