Gestão de Congressos: descubra quem faz acontecer

No mundo acelerado dos eventos farmacêuticos e de ciências da vida, trabalhar em congressos requer dedicação e paixão pelos detalhes. Exige amor por viagens, mas também está repleto de políticas e protocolos.

Conversamos com três pessoas que gerenciam a logística de congressos para nossos clientes farmacêuticos na BCD Meetings & Events e descobrimos os benefícios e o apelo de uma carreira nessa área empolgante.

Com mais de vinte anos de experiência na indústria de eventos e quatorze anos na indústria farmacêutica, Georgina Pacheco, Diretora de Operações LATAM da BCD Meetings & Events, adquiriu um conhecimento profundo sobre os procedimentos, políticas, abordagens e prioridades desse setor da indústria, especificamente no que se refere à organização de eventos e conferências. “Durante esta carreira, tive a oportunidade de me desenvolver em diferentes funções que me permitiram adquirir conhecimentos nas várias áreas operacionais, estratégicas e de liderança. Evoluí de planejadora de reuniões para minha atual função de liderança, supervisionando a segunda maior região do mundo”, diz ela.

“Minha vasta experiência em planejamento e organização de eventos varia de eventos sociais a convenções corporativas, bem como eventos executivos de alto nível. Com uma paixão genuína pela organização de eventos, estou permanentemente comprometida com a constante melhoria e crescimento da indústria, buscando continuamente desenvolver estratégias criativas que nos permitam focar na eficiência dos processos e apoiar as equipes a manter sempre a visão de entregar serviços de excelência”, enfatiza Georgina.

Kuala Lumpur, Seul, Paris, Madri, Rio… a lista de lugares que Carolina Turconi, Senior Meetings Manager da BCD Meetings & Events, visitou por meio de seu trabalho parece interminável. Morando em Milão, com muito tempo ao longo da deslumbrante costa da Puglia, no sul da Itália, reformando uma casa tradicional ‘Trullo’, seu trabalho como gerente de congressos na indústria farmacêutica a levou por todo o mundo. “Tive a oportunidade de visitar destinos que nunca teria sonhado em ir. Mesmo que meus filhos estejam aqui agora, estou tão feliz nas cidades menos emocionantes!”

Carolina trabalha na BCD Meetings & Events há 8 anos, gerenciando congressos e reuniões no setor de ciências da vida. Para aqueles que não estão familiarizados com o conceito, os congressos são eventos de grande escala onde profissionais da indústria farmacêutica e de ciências da vida se reúnem para aprender sobre novos desenvolvimentos médicos, compartilhar conhecimentos e conectar-se com colegas. Muitos clientes da BCD Meetings & Events participam desses congressos para interagir com seus pares, já que esses eventos são fundamentais para suas estratégias de negócios em relação aos produtos que comercializam.

“Existem áreas em eventos que parecem mais animadas e envolventes, como moda ou música”, diz Carolina. “Mas, uma vez que experimentei a indústria de ciências da vida, não consegui voltar a fazer outras coisas.”

Gerenciamento de eventos em grande escala

A magnitude desses eventos é enorme. Veja a Reunião Anual da Sociedade Americana de Oncologia Clínica (ASCO), o maior congresso de oncologia do mundo. Cerca de 40.000 pessoas viajam para este evento em Chicago a cada ano. O evento da Convenção sobre Ingredientes Farmacêuticos (CPHI) na Índia no ano passado contou com a participação de quase 45.000 pessoas de 116 países, com 1.400 empresas expositoras ocupando mais de 100.000 m2 de espaço de exposição. E de acordo com a Meetings Industry Association, o maior setor de eventos de negócios no Reino Unido foi o de saúde e produtos farmacêuticos, que respondem por quase um quarto de todos os eventos realizados a cada ano.

Carolina se concentra em reuniões e eventos auxiliares, gerenciamento de logística, fornecimento de locais, coordenação de alimentos e hotéis e fornecimento de suporte no local. “Quando estamos no local, começamos cedo, às vezes às 5 da manhã, e terminamos à meia-noite. É estressante, mas energizante, e nunca fico entediada. Os desafios e o trabalho em equipe são gratificantes, além do que laços incríveis são criados com a equipe e os convidados.”

Logística e desafios

A sensação de recompensa é algo com o qual Joanna Powell, gerente sênior de projetos da BCD Meetings & Events, também se identifica. Com mais de 20 anos de experiência na indústria de eventos, ela afirma: “O trabalho é gratificante porque me permite lidar com clientes interessantes e conhecer diversos delegados. A verdadeira satisfação vem de ver tudo se encaixar, especialmente durante os congressos, onde você vê especialistas discutindo seu trabalho e sabe que ajudou a facilitar essas reuniões importantes.”

No seu papel, Joanna lidera eventos de grande porte, que acolhem entre 600 e 700 participantes. “Eu gerencio uma equipe de seis pessoas responsáveis pelo registro, hospedagem, espaços para reuniões, jantares e transporte. Minhas responsabilidades incluem orientar a equipe e gerenciar o orçamento do evento. Eu supervisiono e coordeno todas as atividades para garantir que o evento ocorra sem contratempos.”

Joanna também menciona a oportunidade de viajar a trabalho e destaca que os locais visitados são “incríveis”, embora seja preciso estar preparada para passar por “muitos quartos de hotel e centros de exposições”.

Gerencie seu bem-estar

Anita Hui, Gerente de Programas de Congressos da BCD Meetings & Events, trabalha com clientes médicos que participam de congressos globais. “Os tópicos são fascinantes”, diz Anita. “Você percebe o quão grande é este mundo: conferências individuais atraem milhares de pessoas por causa de uma droga ou de um tipo de câncer.”

Seu trabalho requer organização, orientação para processos e profissionalismo. “São os pequenos detalhes… Você pagou o depósito, você assinou o contrato?” Anita viaja cerca de 30% do tempo, mas alerta contra o esgotamento. “Os períodos de maior movimento são exigentes, então aproveite a calmaria. Não é um trabalho das 9 às 5 … Espere trabalhar mais à medida que os eventos se aproximam e gerencie os fluxos e refluxos em sua agenda.”

Navegando pelas regulamentações do setor

Os profissionais de eventos devem navegar em um cenário regulatório complexo para garantir a conformidade na indústria farmacêutica.

O Código de Prática da IFPMA rege como os  membros da IFPMA operam, se comunicam e agem para garantir padrões éticos em um setor altamente regulamentado.

Muitas associações locais e regionais contam com o Código da IFPMA como um guia para seus próprios códigos de conduta. Ele se concentra na interação dos membros da empresa farmacêutica com profissionais de saúde, bem como produtos farmacêuticos e seus usos. Isso significa seguir as diretrizes sobre hospitalidade e entretenimento e acompanhar a frequência e os gastos. Essas diretrizes visam garantir que os profissionais da indústria não sejam indevidamente influenciados em relação aos produtos médicos.

Tanto os órgãos governamentais quanto as associações do setor estabelecem esses regulamentos. “Tenho cursos de treinamento contínuos sobre conformidade e atualizações regulares para acompanhar as novas regras”, diz Joanna. Carolina acrescenta: “As inúmeras diretrizes podem parecer esmagadoras no início, mas uma vez superado esse obstáculo, o trabalho se torna muito gratificante e o treinamento regular se torna parte da função.”

Espere o inesperado

“Muitas coisas inesperadas podem acontecer em congressos, muitas das quais não posso repetir em uma entrevista”, diz Carolina. “Você deve estar sempre preparado para qualquer coisa.”

Joanna destaca a imprevisibilidade, lembrando uma vez que americanos a pararam no elevador de um hotel por causa de seu sotaque britânico ou se esquivaram de paparazzi enquanto se hospedavam no mesmo hotel que uma cantora superstar.

Anita enfatiza os diversos papéis e oportunidades nos congressos. “Há muitas oportunidades para experimentar diferentes áreas, gerenciar diferentes clientes e tipos de eventos, desde a produção de eventos até eventos ao vivo… Depois de entrar neste setor, você encontrará muitas portas para abrir e áreas para explorar e crescer.”

Publicado originalmente em 11 de julho de 2025 7:00:00 AM