I vantaggi della centralizzazione della spesa congressuale

Storicamente, la gestione della spesa congressuale nel settore Life Sciences è stata fortemente decentralizzata. I costi di sponsorizzazione sono spesso gestiti dai team di brand un tracciamento preciso dei singoli eventi  La registrazione, l’alloggio e i viaggi sono generalmente pagati dai singoli partecipanti e addebitati ai loro budget personali di viaggio e spese. Le affiliate locali finanziano le delegazioni nazionali — inclusi i professionisti sanitari (HCP) — utilizzando budget locali.

Questo approccio frammentato limita la visibilità da parte dell’organizzazione centrale, che spesso non dispone di una panoramica completa né dell’elenco dei partecipanti finanziati dall’azienda né del totale delle spese sostenute per ciascun congresso.

 

Perché la visibilità è fondamentale

Senza una visione centralizzata della spesa congressuale, le organizzazioni affrontano diverse sfide:

• Impossibilità di quantificare l’investimento, rendendo impossibile il calcolo del ROI e ostacolando la pianificazione del budget futuro.
• Spesa totale non verificata, che può influenzare il posizionamento dell’azienda presso le società scientifiche. Una spesa più elevata spesso porta a vantaggi come priorità nell’assegnazione degli alloggi o nella scelta degli spazi espositivi.
• Opportunità mancate di consolidare la spesa con partner preferenziali — come hotel, DMC e broker per l’alloggio — che potrebbero offrire tariffe migliori e condizioni contrattuali più favorevoli.

Centralizzare la spesa congressuale consente alle organizzazioni di definire processi e policy informate, generando risparmi, riducendo i rischi e migliorando l’efficienza operativa.

 

Il valore della supervisione congressuale

In BCD Meetings & Events, supportiamo i clienti in tutte le fasi di maturità congressuale, da chi sta iniziando a consolidare la partecipazione a chi ha già programmi globali consolidati. Il nostro approccio coerente si concentra su efficienza, conformità e supervisione strategica.

 

I principali vantaggi includono:

• Comunicazione globale semplificata tramite piattaforme come Cvent e team logistici dedicati.
• Processi e formazione standardizzati per garantire best practices in tutte le attività congressuali.
• Negoziazione strategica e consolidata, sfruttando il potere d’acquisto, i dati e le relazioni con i fornitori.
• Mitigazione del rischio attraverso una pianificazione proattiva e il supporto di partner affidabili.
• Maggiore conformità e reputazione aziendale grazie a un unico punto di contatto allineato ai requisiti delle società scientifiche.
• Centralizzazione delle spese e degli insights per decisioni informate e visibilità globale.

 

Case study: risultati concreti

Il nostro approccio centralizzato ha portato risultati concreti per i clienti in congressi di alto profilo:

• All’ASCO, abbiamo gestito oltre 800 delegati a livello globale. Il rispetto delle scadenze per l’iscrizione anticipata ha permesso di risparmiare 114.000 $, e la rivendita di 181 camere tra affiliate ha evitato 76.000 $ in penali di cancellazione. Il programma ha ottenuto un punteggio di soddisfazione del 96% dai partecipanti.
• Per HIV Glasgow, dove le scadenze per l’iscrizione anticipata sono notoriamente strette, la nostra gestione centralizzata ha permesso una proroga di due mesi delle tariffe scontate. Questo ci ha consentito di elaborare oltre 375 iscrizioni, generando un risparmio superiore a  22.000 £.

Questi esempi dimostrano come una strategia congressuale centralizzata migliori non solo la visibilità e la conformità, ma generi anche benefici finanziari e operativi significativi.

 

Costruire una strategia congressuale globale

Una strategia congressuale efficace dovrebbe coinvolgere tutte le aree aziendali — commerciale, medica, R&D — e coprire tutte le regioni e i paesi. L’implementazione di una nuova policy congressuale richiede lo stesso livello di comunicazione e formazione degli stakeholder di una policy sui viaggi o sui meeting .

La creazione e l’adozione di una policy di questo tipo può sembrare complessa. BCD Meetings & Events è pronta a collaborare con voi per progettare una strategia e un piano di implementazione su misura, in linea con lo stato attuale della vostra organizzazione.