Política de Privacidade

Última atualização: 2 de setembro de 2021

A BCD Travel Services B.V. atua como responsável pelos seus dados pessoais quando são processados por entidades da BCD Meetings & Events e BCD Travel que oferecem serviços de reuniões e eventos (“BCD M&E”, “nós”, “nós” ou “nossos”), respeita sua privacidade e está comprometida em cumprir esta Política, que descreve como nós, como empresa de gestão de reuniões e eventos e serviços relacionados, coletamos e utilizamos os dados pessoais que você, empresa da qual trabalha ou na qual participa de reuniões e eventos em seu nome (“Empresa”), ou terceiros, nos fornecem.

Esta Política descreve quais dados pessoais coletamos sobre você, como os coletamos, como os utilizamos, com quem podemos compartilhá-los e quais opções você tem em relação ao uso dos seus dados pessoais. Também descrevemos as medidas que tomamos para proteger a segurança dos seus dados pessoais e como entrar em contato conosco.

Esta Política se aplica a reuniões e eventos de M&E da BCD e serviços relacionados, por exemplo, incentivos, serviços de lazer e esportes que possam ser oferecidos, incluindo serviços relacionados nos sites e aplicativos da BCD M&E que exibem ou linkam para esta Política (coletivamente, os “Serviços”). Se você também receber nossos serviços de viagem fornecidos pela BCD Travel e/ou nossos serviços de consultoria de viagens de negócios fornecidos pela Advito LLC, você pode consultar suas políticas em suas páginas web, respectivamente (www.bcdtravel.com, https://www.advito.com).

Incentivamos você a ler esta Política com atenção e em sua totalidade no que diz respeito aos seus direitos sobre o tratamento de seus dados pessoais. Como usuário de nossos Serviços, você entende e concorda que coletamos, utilizamos, armazenamos e divulgamos seus dados pessoais de acordo com esta Política.

Nossas práticas de privacidade variam dependendo dos países em que atuamos, refletindo os requisitos legais locais. A BCD M&E está em conformidade com as leis de proteção de dados aplicáveis nas jurisdições em que atua no tratamento de dados pessoais.

Por favor, note que esta Política se aplica apenas quando processamos dados pessoais sobre você como controlador. Processamos dados pessoais como controladores ao fornecer: (i) serviços por meio de aplicações de M&E da BCD, (ii) reservas de voos e serviços associados, e (iii) serviços de consultoria. Não se aplica a serviços nos quais processamos dados pessoais como controladores em nome de um controlador. Quando formos um processador, a política de privacidade do controlador relevante será aplicada.

Quais dados pessoais a BCD M&E coleta?

No decorrer da prestação de seus Serviços, a BCD M&E pode coletar, usar, armazenar e divulgar dados pessoais. Dados pessoais são qualquer informação que possa ser usada para identificá-lo ou que possamos vincular a você. Você, como assistente ou usuário dos Serviços, pode ser solicitado a fornecer certos dados pessoais ao utilizar nossos Serviços, tais como:

• Nomes e informações de contato (telefone fixo e fixo/celular do trabalho, fax, e-mail, endereço);
• Nomes e informações do organizador do evento e contatos de emergência;
• Preferências dos participantes e detalhes de viagem/reunião (por exemplo, rotas, classe de serviço, preferências de assentos, dados de passageiros frequentes, preferências de refeições, dados e preferências de associação de hotéis/trem/carro e outros transportes terrestres, solicitações de acomodação especial, outros dados pessoais fornecidos voluntariamente por você através de seus perfis, pesquisas ou outros pedidos);
• Documentação de viagem (por exemplo, passaporte/visto/documento nacional/número da carteira de motorista, número TSA, cidadania, data de nascimento, gênero);
• Detalhes de pagamento (cartões de crédito corporativos/pessoais) e informações bancárias; y
• Credenciais de acesso, identificadores de usuário, identificadores de funcionários, endereços IP e informações de navegação.

Se você enviar qualquer dado pessoal relacionado a outras pessoas em conexão com os Serviços (por exemplo, se fizer uma reserva para outra pessoa ou fornecer um contato de emergência), você declara que tem autoridade para fazê-lo e que informou que coletaremos, usaremos, armazenaremos e divulgaremos tais dados pessoais de acordo com esta Política.

Como a BCD M&E coleta dados pessoais?

A BCD M&E coleta dados pessoais:

• Diretamente de você quando acessa diferentes partes dos nossos Serviços, incluindo quando se comunica conosco por e-mail ou outros canais;
• De outras fontes, por exemplo, incluindo sua Empresa e seus terceiros ou outros (por exemplo, organizações, agências) que possam enviar seus dados pessoais para nós em seu nome ou em nome da sua Empresa; y
• Da rede de sites e aplicativos acessíveis ou usados por nossos Serviços e nossa empresa, incluindo fornecedores terceirizados (por exemplo, companhias aéreas, hotéis, provedores de cartões de pagamento) e nossas empresas, afiliadas, subsidiárias, joint ventures, parceiros, subcontratados e agentes relacionados à M&E BCD. Isso inclui dados pessoais que coletamos automaticamente por meio de nossos sites e aplicativos, por exemplo, por meio do uso de cookies e tecnologias similares.

Como a BCD M&E usa dados pessoais e com quais bases legais?

A BC M&E coleta e utiliza seus dados pessoais para fins específicos, explícitos e legítimos, conforme descrito nesta Política e não processa seus dados pessoais de forma incompatível com esses fins.

A BCD M&E utiliza dados pessoais para:

1. Preste seus Serviços e cumpra suas obrigações com sua Empresa e seus participantes (por exemplo, gerenciar reuniões e eventos, preencher e gerenciar reservas de reuniões, auxiliar na gestão de viagens e reuniões, fornecer relatórios e análises baseados nos Serviços, fornecer avisos sobre sua conta e os Serviços, informar sobre atualizações em nossos sites e aplicativos e outras mudanças em nossos produtos ou Serviços).
2. Comunicar-se com você por meio de vários canais multimídia (por exemplo, por e-mail, correio, telefone ou nos sites ou aplicativos de M&E da BCD) e fornecer um cliente
3. Entender como nossos sites e aplicativos são usados e proporcionar uma experiência personalizada ao utilizar nossos Serviços, como fornecer elementos interativos ou personalizados em nossos Serviços e fornecer conteúdo baseado em seus interesses (para mais informações, veja a seção abaixo intitulada “Como a BCD M&E lida com solicitações de “Não Rastrear” e usa “Cookies” e outras tecnologias similares?”).
4. Atender a um pedido feito por você ou sua empresa (por exemplo, relatórios baseados em reuniões/viagens, dúvidas, solicitações de reserva ou outras solicitações sobre seus dados pessoais). A tomada automática de decisões pode ser usada para processar alguns pedidos que ajudem a fornecer serviços mais rápidos e confiáveis para você e/ou sua empresa (por exemplo, redirecionar seu pedido para o departamento relevante, enviar respostas automáticas). Decisões importantes sempre serão revisadas por um funcionário da B&E.
5. Enviar boletins informativos, e-mails de marketing e outras informações ou materiais que possam ser do seu interesse ou exibir anúncios personalizados. Quando necessário, obteremos seu consentimento antes de enviar tais mensagens de marketing ou exibir anúncios personalizados.
6. Realizar pesquisas (por exemplo, satisfação dos participantes, satisfação do cliente) e revisar a qualidade e o desempenho de nossos serviços para garantir a satisfação do cliente
7. Cumprir nossas obrigações e fazer valer seus direitos, nossos ou de terceiros, conforme acreditamos razoavelmente necessário (por exemplo, faturamento e cobrança, prevenção de fraudes, cumprimento de obrigações legais e resposta a processos legais ou solicitações de autoridades legais, autoridades policiais ou outros terceiros).

Para processar seus dados pessoais conforme descrito acima, a BCD M&E depende das seguintes bases legais. Em vista do propósito A, tratamos seus dados pessoais quando necessários para o cumprimento do contrato que temos com sua empresa e/ou você, o que nos permite prestar nossos serviços a você. Em vista dos propósitos B a F, confiamos em nosso interesse comercial legítimo para fornecer e aprimorar nossos serviços. Para o propósito G, A BCD M&E depende, quando aplicável, do cumprimento das obrigações legais. Confiamos em nosso interesse comercial legítimo para prevenir fraudes e proteger nossos direitos. Ao usar dados pessoais para servir a M&E da BCD ou aos interesses legítimos de terceiros, a BCD M&E sempre equilibrará seus direitos e interesses na proteção dos seus dados pessoais com os direitos e interesses da BCD M&E ou dos de terceiros.

Para quem a BCD M&E divulga dados pessoais e por quê?

Dados pessoais podem ser coletados, compartilhados ou divulgados conforme necessário para a prestação de serviços a:

• BCD M&E e suas empresas relacionadas, afiliadas, subsidiárias, joint ventures, parceiros, subcontratados e agentes conforme necessário para cumprir e apoiar os Serviços, incluindo reservas e assistência emergencial, ticketing, resposta a solicitações e avaliação ou oferta
• Outras empresas que a BCD M&E utiliza para apoiar seus negócios e que oferecem serviços auxiliares (por exemplo, conformidade, pesquisas, armazenagem, análise estatística, tecnologia, desenvolvimento, verificações de crédito (conforme aplicável)).
• Sua empresa para relatórios baseados em reuniões e eventos, auditorias, acompanhamento e outros propósitos conforme necessário com sua empresa, incluindo aqueles da equipe que solicitam que enviemos ou para quem disponibilizamos dados pessoais.
• Provedores de serviços terceirizados para os quais você ou sua empresa solicitam que enviemos dados pessoais (por exemplo, empresas de aplicativos, que oferecem um app para eventos; provedores de registro de conferências; provedores de segurança e informações de rastreamento; outras empresas de gerenciamento de viagens ou agências de eventos; empresas de realocação/transporte terrestre; escritórios de convenções, organizações sucessoras).
• Provedores de serviços terceirizados para completar os arranjos de viagem, participantes e reservas e cumprir os Serviços (por exemplo, Sistemas Globais de Distribuição (GDS); companhias aéreas, trens, locação de carros e outras empresas de transporte terrestre, hotéis, linhas de cruzeiro, empresas de gerenciamento de destinos e outros provedores relacionados a reuniões e viagens para fins de reserva/bilhetagem; autoridades de relatórios do setor; fornecedores de equipamentos e tecnologia, incluindo, sem limitação, fornecedores de ferramentas de reserva online, fornecedores de software de registro de reuniões (incluindo soluções de gerenciamento de eventos presenciais e móveis) e empresas audiovisuais; provedores de vistos e passaportes; empresas de cartão de crédito; e empresas de processamento e cobrança de pagamentos).
• Outras terceiras, conforme razoavelmente consideramos necessário, de acordo com as leis aplicáveis, incluindo leis fora do seu país de residência para: (i) cumprir leis, regulamentos ou solicitações e processos governamentais ou legais; (ii) identificar, contatar ou tomar medidas legais contra alguém que possa estar violando nossos termos de uso ou políticas ou fazer cumprir nossos termos e políticas; (iii) operar corretamente os Serviços; ou (iv) proteger a BCD M&E e aqueles que ela atende, incluindo buscar remédios disponíveis ou limitar o dano que possam sofrer (por exemplo, trocar informações com outras empresas e organizações para fins de proteção contra fraudes e redução de riscos).

Empresas de consolidação de dados também podem ser usadas pela BCD M&E ou pela sua Empresa para criar relatórios e estatísticas relacionadas para benchmarking ou outros fins relacionados, incluindo, sem limitação, o uso de dados estatísticos agregados, que podem incorporar dados adquiridos da sua Empresa para fins comerciais comuns comuns em nosso setor e nos serviços que oferecemos, mas sem identificar, direta ou indiretamente, você ou sua Empresa.

A BCD M&E pode ser adquirida, fundida com outra empresa, vender ou liquidar seus ativos, adquirir ou comprar outros negócios ou ativos. Nessas transações, dados pessoais geralmente são um dos ativos empresariais transferidos. No caso de aquisição, venda, liquidação ou fusão, seus dados pessoais e informações não pessoais identificáveis podem ser automaticamente atribuídos por nós, a nosso critério exclusivo, a um terceiro, de acordo com as leis aplicáveis.

A BCD M&E divulga dados pessoais além das fronteiras?

A BC M&E é uma empresa global que oferece serviços relacionados à gestão de eventos e, portanto, a transferência internacional de seus dados pessoais é necessária para a prestação de nossos serviços. Ao compartilhar ou divulgar dados pessoais para outras partes, incluindo empresas, afiliadas, subsidiárias, joint ventures, parceiros, subcontratados e agentes relacionados à BCD M&E, que prestam serviços e mantêm instalações, seus dados pessoais podem ser transferidos para países com leis de proteção que oferecem um padrão de proteção inferior ao do seu país.

Transferiremos seus dados pessoais de acordo com as leis aplicáveis de proteção de dados, incluindo a implementação de mecanismos adequados para protegê-los quando forem transferidos internacionalmente (por exemplo, Cláusulas Modelo, acordos de proteção de dados). Se você tiver dúvidas ou desejar mais informações sobre a transferência internacional de seus dados pessoais ou as salvaguardas em vigor, por favor, entre em contato conosco conforme estabelecido nesta Política.

Como a BCD M&E armazena e protege dados pessoais?

O BCD M&E normalmente armazena dados pessoais em seus servidores gerenciados internamente (principalmente no Espaço Econômico Europeu e nos Estados Unidos) e com provedores externos de armazenamento.

A BCD M&E utiliza medidas técnicas e organizacionais de segurança adequadas para proteger os dados pessoais que a BCD M&E possui em sua rede e sistemas contra acessos, divulgação, destruição e alteração não autorizados. Realizamos revisões regulares de nossas medidas de coleta, armazenamento, processamento e segurança de dados para verificar que estamos apenas coletando, armazenando e processando os dados pessoais necessários para nossos Serviços e para cumprir nossas obrigações contratuais. Embora façamos todo esforço para proteger a integridade e segurança de nossa rede e sistemas, não podemos garantir, garantir ou endossar que nossas medidas de segurança evitarão atividades ilegais ou não autorizadas relacionadas aos seus dados pessoais. Ao utilizar nossos Serviços, você deve estar ciente de que nenhuma transmissão de dados pela Internet pode ser garantida como totalmente segura. Embora nos esforcemos para proteger seus dados pessoais, não garantimos a segurança de quaisquer dados e informações que você transmita para nós pela Internet, e você o faz por sua conta e conta e risco.

Para proteger seus dados pessoais, pedimos gentilmente que não nos envie informações de cartão de crédito ou outros dados pessoais sensíveis semelhantes, incluindo categorias especiais de dados pessoais, por e-mail. Também incentivamos que você mantenha sua senha confidencial e não a divulgue a nenhuma outra pessoa. Se você estiver compartilhando o computador com alguém, deve sair antes de sair de um site ou serviço para proteger o acesso à sua senha e dados pessoais de usuários subsequentes. Por favor, nos avise imediatamente se acreditar que sua senha ou qualquer um de seus dados pessoais foi mal utilizado ao usar serviços e aplicativos M&E CCD M&E. Por favor, note que nunca pediremos que você divulgue sua senha ou informações de cartão de crédito em uma ligação telefônica ou e-mail não solicitado.

Por quanto tempo a BCD M&E mantém meus dados pessoais?

A BCD M&E mantém seus dados pessoais pelo período necessário para cumprir os propósitos estabelecidos nesta Política, a menos que um período de retenção mais longo seja exigido ou permitido pela lei aplicável. Ao determinar por quanto tempo reter seus dados pessoais, consideramos a necessidade desses dados pessoais para a prestação de nossos serviços, leis e regulamentos aplicáveis, incluindo leis de proteção de dados e nossas obrigações legais. Podemos manter registros para investigar ou defender contra possíveis alegações legais. Quando não for mais necessário reter dados pessoais, eles serão excluídos ou agregados para fins analíticos.

E quanto às aplicações de BCD M&E?

A BCD M&E disponibiliza seus aplicativos online (móveis e web) para download em diversos mercados de aplicações. O BCD M&E coleta informações de uso para melhorar o aplicativo e proporcionar uma experiência melhor e mais personalizada. A BCD M&E pode rastrear informações sobre o uso de nossos aplicativos (por exemplo, estatísticas anonimizadas sobre o número diário de visitantes, solicitações diárias de itens de uso específicos, acompanhamento de interesses, quem publicou conteúdo, os países de onde aplicativos e serviços são acessados). Usamos essas estatísticas exclusivamente para medir atividades e para melhorar ou personalizar serviços em seu benefício. Também podemos usar o Google Analytics ou outras ferramentas e métodos analíticos para desenvolver estatísticas anonimizadas de usuários, conforme descrito em nossa Política de Cookies (https://bcdme.com/cookie-policy/).

A BCD M&E utiliza essas estatísticas para analisar atividades, melhorar serviços, comunicar descobertas e melhorias de produtos para sua empresa e outros clientes e potenciais clientes da BCD M&E. Essas estatísticas não contêm dados pessoais e não podem ser usadas para coleta de dados pessoais. De acordo com os termos de uso dos aplicativos, certas informações sobre você (que podem incluir seu endereço de e-mail, dados do itinerário e outras informações que você fornece voluntariamente) podem ser compartilhadas com terceiros, conforme estabelecido nesta Política. Por favor, note que, uma vez que você deixar os sites e aplicativos da BCD M&E para outras pessoas, incluindo, mas não se limitando a, assistentes virtuais ou outros aplicativos, as políticas de privacidade dos outros sites ou aplicativos se aplicarão.

E quanto aos links para sites e serviços de terceiros?

Nossos serviços podem conter links para sites de terceiros. Alguns desses sites podem permitir que você compre produtos e serviços, se inscreva em materiais ou receba novas atualizações sobre produtos e serviços. Em muitos casos, pode ser solicitado que forneça informações de contato, como seu nome, endereço, endereço de e-mail, telefone e informações de cartão de crédito/débito. Se você usar esses sites de terceiros e/ou fornecer seus dados e informações pessoais, a política de privacidade e os termos de serviço desses sites se aplicam. Incentivamos que você leia atentamente essas políticas em sites de terceiros antes de enviar seus dados pessoais. A BCD M&E não se responsabiliza e não se nega expressamente de qualquer responsabilidade relacionada às ações desses sites, suas políticas de privacidade ou aos termos e conteúdos desses sites.

Como a BCD M&E lida com solicitações de “não rastrear” e usa “Cookies” e outras tecnologias similares?

Atualmente, não nos comprometemos a responder aos sinais de “não rastrear” do navegador em relação a sites e aplicativos de M&E da BCD. Processamos seus dados pessoais por meio de nossos sites e aplicativos de acordo com esta Política, independentemente das configurações de rastreamento que você possui.

Podemos coletar informações automaticamente usando “cookies”. Você pode optar por recusar cookies no seu navegador (veja o link “Cookies” abaixo), porém, isso pode limitar sua capacidade de receber alguns ou todos os nossos Serviços e/ou alguns recursos podem não estar disponíveis para você ou não funcionar corretamente como resultado. Quando exigido pela lei aplicável, a BCD M&E obterá seu consentimento antes de coletar informações usando cookies. Informações adicionais sobre “Cookies” e como o site da BCD M&E os utiliza podem ser encontradas aqui https://bcdme.com/cookie-policy/.

A BCD M&E coleta dados pessoais de crianças?

A BCD M&E não coleta conscientemente dados pessoais de crianças. Indivíduos menores de 18 anos não devem usar nossos Serviços para enviar dados pessoais sobre si mesmos.

Quais são meus direitos em relação aos meus dados pessoais?

Você pode escolher quais dados pessoais (se houver) deseja nos fornecer. No entanto, se optar por não fornecer certos detalhes, sua experiência com alguns ou todos os nossos Serviços pode ser afetada.

Na medida exigida pela lei aplicável, você tem a capacidade de exercer vários direitos em relação aos seus dados pessoais (ou seja, acesso, correção, apagamento, restrição, objeção, portabilidade, etc.). A BCD M&E tratará tais solicitações de acordo com a lei aplicável, incluindo o prazo especificado pela lei aplicável e quando permitido por lei, e poderá cobrar uma taxa administrativa razoável para cobrir os custos de resposta a tal solicitação. Quando o processamento for baseado em consentimento, você tem o direito de retirar o consentimento a qualquer momento, se exigido pela lei aplicável, sem afetar a legalidade do processamento com base no seu consentimento antes da retirada.

Em algumas jurisdições, além de aceitar esta Política, leis de privacidade ou proteção de dados podem exigir que obtenhamos consentimento expresso separado para o tratamento de seus dados pessoais. Seu consentimento também pode ser implícito em algumas circunstâncias, conforme permitido pela lei aplicável, como quando comunicações são necessárias para atender seus pedidos.

Como posso exercer meus direitos ou apresentar reclamações?

Se você desejar exercer algum de seus direitos conforme descrito nesta Política, você (ou, de acordo com a lei aplicável, alguém em seu nome) pode enviar sua solicitação clicando aqui.

Se você tiver alguma dúvida sobre esta Política, pode entrar em contato com o Responsável de Proteção de Dados da BCD M&E da seguinte forma: Atenção:

BCD Travel Services B.V.

Departamento Jurídico

Endereço: Europalaan 300 Cidade/Estado/CEIP: 3526 KS Utrecht, Holanda

E-mail: [email protected]

A BCD M&E responderá ao seu pedido pelo endereço de e-mail que você usa para exercê-lo, pelo número de telefone que você registrou conosco ou tem registrado para você, ou por qualquer outro método apropriado. Dependendo do seu pedido, podemos analisá-lo com você e/ou sua empresa para ajudá-lo a resolver e responder ao pedido.

Estamos comprometidos em trabalhar com você para obter uma resolução justa de quaisquer reclamações ou preocupações que você possa ter sobre o uso de seus dados pessoais. No entanto, se você sentir que não conseguimos ajudá-lo com sua reclamação ou preocupação, pode ter o direito de registrar uma reclamação junto à autoridade de proteção de dados do seu país (se houver uma no seu país).

Como as mudanças nessa Política são gerenciadas?

A BCD M&E reserva-se o direito de revisar, modificar ou modificar esta Política a qualquer momento e de qualquer forma. Quando publicarmos alterações nesta Política, atualizaremos a data de “última atualização” no início desta Política; incentivamos que você retorne regularmente para as alterações.