Benchmarking del tuo programma congressuale Life Sciences

Tutte le aziende farmaceutiche, di dispositivi medici e di salute animale partecipano ai congressi. Tuttavia, a differenza dello Strategic Meetings Management (SMM), l’approccio alla gestione dei congressi varia notevolmente da azienda ad azienda.

Ci viene spesso chiesto di fornire spunti su approcci innovativi e standard di settore. Con oltre 15 anni di esperienza nel mondo congressuale, BCD M&E ha sviluppato una visione approfondita delle diverse modalità operative. Per aiutare i nostri clienti a identificare aree di miglioramento nei loro programmi congressuali, abbiamo creato due strumenti di benchmarking.

Benchmarking dei processi:

Vi siete mai chiesti come altre aziende gestiscono gli inviti e la partecipazione ai congressi? Che tipo di tecnologia utilizzano nella pianificazione e  la gestione on-site? E se la ricerca degli alloggi avviene a livello locale, regionale o globale?

Il nostro benchmarking dei processi ti consente di confrontare le tue modalità operative con quelle dei vostri peer e di comprendere i fattori che guidano l’evoluzione del settore.

Esempi pratici:

Tecnologia per la registrazione:

La maggior parte delle aziende utilizza Cvent per gestire le registrazioni ai congressi. Tuttavia solo alcune hanno creato template e processi che mirano a globalizzare l’uso di Cvent in ambito congressuale. Quali vantaggi stanno ottenendo da questo approccio?

Meeting ancillari:

I congressi ospitano una varietà di meeting collaterali, spesso promossi da diverse business unit e regioni all’interno della stessa azienda. Alcune organizzazioni hanno implementato processi per tracciare tutte le attività ancillari associate a un singolo congresso. Quali benefici hanno riscontrato nel collegare queste attività?

Modello di maturità

Come per il nostro modello di maturità SMM, il Congress Maturity Model consente di valutare il livello di sviluppo del tuo programma congressuale in diverse aree e di confrontarlo con quello di altre aziende del settore.

A partire da questa valutazione, il tuo Account Director collaborerà con te per identificare le aree da potenziare e costruire un piano d’azione mirato.

Ad esempio:
Avete una strategia definita per tutte le linee di business e tutte le region geografiche del mondo? Essere leader significa avere definizioni di tier congressuali allineati, soglie di gestione chiare e una strategia coerente per le attività ancillari in tutti i mercati.

Avete una policy chiara per la gestione dei congressi in ogni region? Se la vostra azienda non è pronta per una policy globale, potete partire da una regional, considerando aspetti come reporting, pagamenti e processi operativi. I vostri stakeholder sono coinvolti attivamente?

Forniscono feedback per migliorare il programma congressuale?
Valutate la creazione di uno steering committee per guidare la strategia congressuale a lungo termine.

Comprendere e confrontare i vostri processi e il livello di maturità del vostro programma congressuale con quelli di altre aziende del settore, vi permette di individuare aree di crescita e opportunità concrete. Che voi stiate iniziando a strutturare la vostra strategia congressuale o vogliate portare un programma già maturo a un livello superiore, il miglioramento continuo e il coinvolgimento degli stakeholder sono la chiave del successo.

Pubblicato il 26 settembre 2025