Gestire i congressi: Conoscere chi li rende possibili

possibiliNel mondo frenetico degli eventi farmaceutici e delle Life Sciences, lavorare intorno ai congressi richiede dedizione e passione per i dettagli. Serve amore per i viaggi, ma anche competenza in normative e protocolli.

Abbiamo parlato con tre professionisti che gestiscono la logistica congressuale per i clienti farmaceutici di BCD Meetings & Events, per scoprire i vantaggi e l’attrattiva di una carriera in questo settore entusiasmante.

Kuala Lumpur, Seoul, Parigi, Madrid, Rio… l’elenco dei luoghi visitati da Carolina Turconi, Senior Meetings Manager presso BCD Meetings & Events, sembra infinito. Vive a Milano e ha trascorso molto tempo sulla splendida costa pugliese, dove ha ristrutturato una casa tradizionale in trullo (progetto nato durante il lockdown). Il suo lavoro nella gestione dei congressi farmaceutici l’ha portata in tutto il mondo.
«Ho avuto l’opportunità di visitare destinazioni che non avrei mai immaginato. Anche se ora ho dei figli, sono felice anche nelle città meno esotiche!»

Carolina lavora in BCD Meetings & Events da 8 anni, gestendo congressi e meeting nel settore delle scienze della vita. Per chi non conoscesse il termine, i congressi sono eventi su larga scala in cui professionisti del settore farmaceutico e scientifico si incontrano per aggiornarsi sulle novità mediche, condividere conoscenze e creare connessioni. Per molti clienti di BCD, questi eventi rappresentano un tassello strategico fondamentale per il posizionamento dei prodotti sul mercato.

«Ci sono ambiti degli eventi che sembrano più vivaci e glamour, come la moda o la musica», dice Carolina. «Ma una volta entrata nel mondo delle Life Sciences,  non sono più tornata indietro.»

Gestione di eventi su larga scala

La portata di questi eventi è enorme. Il congresso annuale dell’American Society of Clinical Oncology (ASCO), il più grande congresso oncologico al mondo, attira ogni anno circa 40.000 persone a Chicago. L’evento CPHI in India ha visto la partecipazione di quasi 45.000 persone da 116 paesi, con 1.400 aziende espositrici su oltre 100.000 m² di spazio. Secondo la Meetings Industry Association, il settore più rilevante per gli eventi aziendali nel Regno Unito è quello sanitario e farmaceutico, che rappresenta quasi un quarto di tutti gli eventi annuali.

Carolina si occupa di meeting ancillari, gestendo la logistica, la ricerca delle location, il coordinamento di catering e hotel, e offrendo supporto operativo in loco. «Quando siamo sul posto, iniziamo presto, a volte alle 5 del mattino, e finiamo a mezzanotte. È stressante ma stimolante, e non mi annoio mai. Le sfide e il lavoro di squadra sono gratificanti, e si creano legami incredibili con il team e con gli ospiti.»

Logistica e sfide quotidiane

Per Anna Blankell, Senior Project Manager presso BCD Meetings & Events, uno degli aspetti più motivanti è il contributo indiretto alla salute pubblica. “Quello che facciamo permette ai professionisti sanitari di partecipare a congressi dove acquisiscono conoscenze. In un certo senso, contribuiamo a salvare vite. Questo dà un vero senso al nostro lavoro.”

Anna ha gestito una vasta gamma di eventi nella sua carriera. Ricorda i suoi primi anni nella gestione di meeting farmaceutici, dove precisione e compliance erano importanti quanto la creatività.
« Non è solo prenotare hotel o ristoranti. Si tratta di creare occasioni di confronto che hanno un impatto reale.” »

L’attenzione al dettaglio è fondamentale, dice.
«Le regole di compliance sono rigide, e giustamente. I pazienti devono sapere che le prescrizioni si basano sulla scienza, non su incentivi. Niente hotel di lusso, niente cene esagerate. Ci sono limiti di spesa precisi, e vanno rispettati.»

Naturalmente, anche i congressi pianificati con cura possono riservare sorprese. Anna ricorda un meeting a New Orleans nel 2010, quando l’eruzione del vulcano islandese ha bloccato i voli.
«Avevamo un piano B per guidare da Copenaghen a Madrid solo per prendere un volo. Alla fine ce l’abbiamo fatta, ma poi c’è stata la fuoriuscita di petrolio della BP e [l’ex presidente USA] Barack Obama è arrivato nello stesso momento dei nostri delegati, facendo chiudere l’aeroporto. È stato stressante, ma ce l’abbiamo fatta. È una delle esperienze che ricordo con più intensità »

Trovare l’equilibrio

Per Sevgi Arslan, Team Lead, Customer and Market Leader in Svizzera per uno dei maggiori clienti farmaceutici di BCD Meetings & Events, il valore dei congressi sta nelle relazioni che si costruiscono. “Non è solo logistica — sono le relazioni che costruisci con i clienti e la soddisfazione di vedere tutto funzionare.”

Sevgi ha guidato team impegnati su progetti congressuali di grande portata e conosce bene le esigenze del ruolo.
«Spesso gestisci più stakeholder, dalla registrazione all’alloggio, dai trasferimenti al supporto in loco. Serve organizzazione, calma sotto pressione e attenzione ai dettagli.»

Come molti nel settore, apprezza le opportunità di viaggio, ma riconosce anche quanto possa essere impegnativo.
«Quando sei sul posto, le giornate sono lunghe, spesso dalla mattina presto fino a tarda sera. Può essere faticoso, quindi bisogna dosare le energie e prendersi cura di sé. Per me significa sfruttare i momenti di tranquillità — una passeggiata, un po’ di esercizio, o semplicemente del tempo per ricaricarsi.»

Il suo consiglio per chi si avvicina a questo mondo?

“Siate curiosi, pazienti e aperti all’apprendimento. Ogni congresso è diverso e porta nuove sfide. Se siete flessibili e attenti ai dettagli, troverete questo lavoro estremamente gratificante.”

Navigare tra le normative del settore

Chi lavora negli eventi farmaceutici deve muoversi in un contesto regolatorio complesso. Il Codice di Condotta IFPMA regola il comportamento dei membri dell’industria farmaceutica, garantendo standard etici elevati. Molte associazioni locali e regionali si basano sul codice IFPMA per definire le proprie linee guida, che riguardano le interazioni con gli HCP e l’uso dei prodotti farmaceutici. Questo implica il rispetto delle regole su ospitalità, intrattenimento, tracciamento delle presenze e delle spese.

Le normative sono stabilite sia da enti governativi che da associazioni di settore.

“All’inizio, le linee guida possono sembrare tante e complesse,” spiega Carolina. “Ma una volta superato questo ostacolo, il lavoro diventa molto gratificante. La formazione continua è parte integrante del ruolo.”
Anna aggiunge: “Non è solo project management. Serve precisione assoluta, perché il perimetro operativo è molto definito. Ma una volta imparato a muoversi, si può davvero eccellere.

Aspettarsi l’imprevisto

L’imprevedibilità fa parte della vita congressuale. Carolina ricorda di essere stata fermata da americani entusiasti in ascensore per via del suo accento. Anche Sevgi ha vissuto situazioni inattese.
«C’è sempre qualcosa che non puoi prevedere — ritardi nei viaggi, problemi tecnici, richieste dell’ultimo minuto. La chiave è restare flessibili e orientati alla soluzione.»

Nonostante le sfide, tutte e tre concordano: i congressi offrono grandi opportunità. Questo settore apre tante porte,” conclude Sevgi. “Una volta entrati nel mondo congressuale, si scoprono percorsi professionali inaspettati e stimolanti.”

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