Gérer les congrès : rencontre avec ceux qui les rendent possibles

Dans le monde dynamique des événements pharmaceutiques et des sciences de la vie, travailler autour des congrès exige de la rigueur et une passion pour les détails Cela demande un goût pour les voyages, mais implique aussi de nombreuses politiques et protocoles.Nous avons rencontré trois personnes qui gèrent la logistique des congrès pour nos clients pharmaceutiques chez BCD Meetings & Events, afin de découvrir les avantages et l’attrait d’une carrière dans ce domaine passionnant.

Kuala Lumpur, Séoul, Paris, Madrid, Rio…La liste des destinations que Carolina Turconi, Senior Meetings Manager chez BCD Meetings & Events, a visitées grâce à son travail semble interminable. Basée à Milan, elle passe aussi beaucoup de temps sur la magnifique côte des Pouilles dans le sud de l’Italie, où elle rénove une maison traditionnelle « trullo » (projet de confinement). Son rôle dans la gestion des congrès dans l’industrie pharmaceutique l’a menée aux quatre coins du monde.

« J’ai eu la chance de visiter des endroits que je n’aurais jamais imaginé découvrir. Même si aujourd’hui, avec mes enfants, je suis tout aussi heureuse dans des villes moins exotiques ! »

Carolina travaille chez BCD Meetings & Events depuis 8 ans, gérant congrès et réunions dans le secteur des sciences de la vie. Si vous ne connaissez pas le terme, les congrès sont des événements de grande envergure où les professionnels des industries pharmaceutiques et des sciences de la vie se réunissent pour découvrir les dernières avancées médicales, partager leurs connaissances et échanger avec leurs collègues. De nombreux clients de BCD Meetings & Events y participent pour rencontrer leurs pairs, clients et collaborateurs — ces événements jouent un rôle stratégique dans la commercialisation de leurs produits.

« Certains domaines de l’événementiel semblent plus glamour, comme la mode ou la musique », explique Carolina. « Mais une fois que j’ai découvert les sciences de la vie, je n’ai plus voulu faire autre chose. »

Gérer des événements d’envergure

Ces événements sont d’une ampleur impressionnante. Prenons l’exemple du congrès annuel de l’American Society of Clinical Oncology (ASCO), le plus grand congrès d’oncologie au monde : environ 40 000 personnes s’y rendent chaque année à Chicago. L’événement CPHI (Convention on Pharmaceutical Ingredients) en Inde a accueilli près de 45 000 participants de 116 pays, avec 1 400 entreprises exposantes occupant plus de 100 000 m² d’espace d’exposition. Selon la Meetings Industry Association, le secteur le plus représenté dans les événements professionnels au Royaume-Uni est celui de la santé et des produits pharmaceutiques, représentant près d’un quart des événements organisés chaque année.

Carolina se concentre sur les réunions et événements annexes, gérant la logistique, la recherche de lieux, la coordination des repas et des hôtels, et le soutien sur site.
« Sur place, on commence tôt, parfois à 5h du matin, et on termine à minuit. C’est stressant mais stimulant, et je ne m’ennuie jamais. Les défis et le travail d’équipe sont gratifiants, et on crée des liens incroyables avec l’équipe et les invités. »

Logistique et défis

Pour Anna Blankell, Senior Project Manager chez BCD Meetings & Events, l’un des aspects les plus motivants de son travail dans les congrès des sciences de la vie est la portée de ce qu’elle accomplit. « Ce que nous faisons permet aux professionnels de santé d’assister à des congrès où ils acquièrent des connaissances. D’une certaine manière, nous contribuons à sauver des vies. Cela donne un vrai sens à notre travail. »

Anna a travaillé sur une grande variété d’événements au cours de sa carrière. Elle se souvient de ses débuts dans la gestion de réunions pharmaceutiques, où la précision et la conformité étaient aussi importantes que la créativité.
« Ce n’est pas juste réserver des hôtels ou des restaurants. On permet à des personnes de se réunir pour échanger des idées qui comptent vraiment. »

L’attention aux détails est essentielle, dit-elle.
« Les règles de conformité sont strictes, et c’est justifié. Les patients doivent avoir la certitude que les prescriptions sont fondées sur la science, pas sur des incitations. Cela signifie pas d’hôtels extravagants, pas de dîners excessifs. Il y a des plafonds de coûts stricts, et il faut les respecter. »

Bien sûr, même les congrès les mieux planifiés réservent des surprises. Anna se souvient d’une réunion à la Nouvelle-Orléans en 2010, perturbée par l’éruption du volcan islandais.
« Nous avions prévu de conduire de Copenhague à Madrid juste pour attraper un vol. Nous avons fini par y arriver, mais ensuite il y a eu la marée noire de BP, et l’ancien président américain Barack Obama est arrivé en même temps que nos participants, ce qui a fermé l’aéroport. C’était stressant, mais on a géré. C’est encore aujourd’hui l’une de mes expériences les plus marquantes. »

Trouver l’équilibre

Pour Sevgi Arslan, Team Lead, Customer and Market Leader en Suisse pour l’un des plus grands clients pharmaceutiques de BCD Meetings & Events, les congrès sont enrichissants grâce aux relations qu’ils permettent de créer.
« Ce n’est pas seulement de la logistique — ce sont les relations que l’on construit avec les clients et la satisfaction de voir tout se concrétiser. »

Sevgi a dirigé des équipes sur des projets de congrès de grande envergure et connaît bien les exigences du rôle.
« On gère souvent plusieurs parties prenantes, de l’inscription à l’hébergement, en passant par les transferts et le support sur site. Il faut être organisé, rester calme sous pression et garder le sens du détail. »

Comme beaucoup dans le secteur, elle apprécie les opportunités de voyage, tout en reconnaissant que cela peut être éprouvant.
« Sur place, les journées sont longues, souvent du matin tôt jusqu’à tard le soir. Cela peut être fatigant, donc il faut savoir gérer son rythme et prendre soin de soi. Pour moi, c’est profiter des moments plus calmes — prendre l’air, faire du sport ou simplement se recentrer. »

Son conseil à ceux qui débutent dans les congrès des sciences de la vie :
« Soyez curieux, patients et ouverts d’esprit. Il y a tellement de diversité dans ce secteur — chaque congrès apporte de nouvelles expériences et de nouveaux défis. Si vous êtes adaptable et attentif aux détails, vous trouverez cela extrêmement gratifiant. »

Naviguer dans les réglementations du secteur

Les professionnels de l’événementiel doivent naviguer dans un paysage réglementaire complexe pour garantir la conformité dans l’industrie pharmaceutique. Le Code de conduite de l’IFPMA régit la manière dont les membres de l’IFPMA opèrent, communiquent et agissent pour garantir des normes éthiques dans un secteur fortement réglementé.

De nombreuses associations locales et régionales s’appuient sur le code IFPMA comme référence pour leurs propres codes de conduite. Il encadre les interactions entre les entreprises pharmaceutiques et les professionnels de santé, ainsi que l’utilisation des produits pharmaceutiques. Cela implique de suivre les directives concernant l’hospitalité, le divertissement, le suivi des participants et des dépenses. Ces règles visent à garantir que les professionnels ne soient pas indûment influencés dans leurs décisions médicales.

Les réglementations sont établies à la fois par les autorités gouvernementales et les associations professionnelles. Carolina explique :« Les nombreuses directives peuvent sembler écrasantes au début, mais une fois cette étape franchie, le travail devient très gratifiant et la formation régulière fait simplement partie du rôle. »
Anna ajoute que les conséquences du non-respect des règles peuvent être importantes :
« Ce n’est pas juste de la gestion de projet — il faut être méticuleux car le cadre est très strict. Mais une fois qu’on apprend à s’y retrouver, on peut vraiment s’épanouir. »

S’attendre à l’inattendu

L’imprévu fait partie du quotidien des congrès. Carolina se souvient d’avoir été arrêtée dans un ascenseur par des Américains enthousiastes à cause de son accent.

Sevgi a aussi vécu son lot de surprises :

« Il y a toujours quelque chose d’imprévisible — retards de transport, problèmes techniques, demandes de dernière minute. L’essentiel est de rester flexible et orienté solution. »Malgré les défis, toutes trois s’accordent à dire que les récompenses en valent la peine.
« Il y a tellement d’opportunités de croissance dans ce domaine », conclut Sevgi.
« Une fois que vous entrez dans l’univers des congrès, vous verrez s’ouvrir des portes vers de nombreux autres domaines de l’événementiel. »

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