Global Meetings Management

Un client du secteur pharmaceutique mondial a lancé un appel d’offres de gestions de ces réunions en 2022 afin de réduire les coûts, d’être plus RSE et de réduire les risques sur les différents marchés. En partenariat depuis 2016, BCD M&E a été approché pour soutenir le déploiement de cette nouvelle politique dans 10 pays de la zone EMEA en agissant en tant qu’agence clé et en travaillant avec les parties prenantes locales pour adhérer à la politique.

Nous avons proposé une équipe dédiée dans chaque pays pour apporter le meilleur service et adapter leur politique interne. Nous avons commencé par analyser les besoins des commanditaires des réunions et identifier les lieux appropriés. En collaboration avec le client, nous avons établi un programme avec des prestataires privilégiés. Localement, nous avons travaillé en étroite collaboration avec les parties prenantes pour nous adapter et optimiser dans le respect de l’accord mondial. Nous avons mis en place une équipe dédiée pour garantir le meilleur service et être efficace pour assurer toute la logistique et la gestion des événements. Cette équipe a été formée à toute la politique du client et des outils de gestion (Cvent, processus internes,…)

Le client a ainsi une meilleure vision des événements gérés au niveau global avec des  données   collectées dans Cvent.  D’autre part, en travaillant avec les fournisseurs privilégiés, les risques de   payer des frais d’annulation ont considérablement diminué et a faciliter la négociation de certains   lieux. Compte tenu du succès mise en œuvre en 2022, le programme de gestion des  réunions stratégiques a été mandaté pour utiliser BCD M&E pour toutes les réunions internes.