Data ostatniej aktualizacji: 2 września 2021 r.
Firma BCD Travel Services B.V., jako podmiot macierzysty wszystkich podmiotów BCD Meetings & Events oraz podmiotów BCD Travel świadczących usługi w zakresie organizacji spotkań i imprez (zwana dalej „BCD M&E”, „my” i wszelkie formy pochodne), występując jako administrator Państwa danych osobowych, szanuje Państwa prywatność i zobowiązuje się do zapewnienia zgodności z niniejszą Polityką, która opisuje sposób, w jaki my, jako firma zajmująca się zarządzaniem spotkaniami i wydarzeniami oraz powiązanymi usługami, gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe, które pozyskaliśmy od Państwa, od zatrudniającej Państwa firmy, bądź od firmy, w imieniu której odbywacie Państwo podróż czy też od strony trzeciej.
Niniejsza Polityka Prywatności informuje o rodzaju zbieranych danych osobowych, sposobie ich zbierania i wykorzystywania, podmiotach, którym te dane są udostępniane oraz o Państwa prawach związanych z wykorzystywaniem Państwa danych osobowych. Opisuje także stosowane przez nas środki ochrony danych osobowych oraz zawiera nasze dane do kontaktu.
Niniejsza polityka dotyczy spotkań i imprez oraz usług pokrewnych, np. usług motywacyjnych, rekreacyjnych i sportowych, które mogą być świadczone na rzecz klientów, włączając usługi powiązane, oferowane za pośrednictwem stron internetowych i aplikacji BCD, które wyświetlają niniejszą Politykę Prywatności lub do niej odsyłają (łącznie zwanymi dalej „Usługami”). Jeśli korzystacie Państwo także z usług dotyczących organizacji spotkań i imprez, świadczonych przez BCD Meetings & Events LLC i/lub usług doradczych organizowania podróży służbowych świadczonych przez Advito LLC, ich polityki prywatności są dostępne na stronach internetowych (www.bcdme.com, www.advito.com).
Zachęcamy do dokładnego zapoznania się z pełną treścią niniejszej Polityki, ponieważ dotyczy ona praw Państwu przysługujących w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych. Jako nasz usługobiorca, wyrażacie zgodę na zbieranie, wykorzystywanie, przechowywanie i ujawnianie Państwa danych osobowych zgodnie z niniejszą Polityką.
Nasze praktyki dotyczące ochrony danych osobowych różnią się w zależności od lokalnych przepisów obowiązujących w poszczególnych krajach, w których prowadzimy działalność. Przetwarzanie danych osobowych przez BCD M&E jest zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi w obsługiwanych przez nas krajach.
Należy zauważyć, że niniejsza Polityka ma zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy przetwarzamy Państwa dane osobowe występując jako administrator danych. Przetwarzamy dane osobowe w charakterze administratora danych wtedy, kiedy świadczymy: (i) usługi poprzez aplikacje BCD M&E, (ii) rezerwacje lotów i usług powiązanych oraz (iii) usługi doradcze. Nie ma to zastosowania w przypadku świadczenia usług, w których przetwarzamy dane osobowe w imieniu administratora danych jako podmiot przetwarzający. Wtedy obowiązuje nas polityka prywatności właściwego administratora danych.
Podczas świadczenia usług firma BCD M&E może zbierać, wykorzystywać, przechowywać i ujawniać dane osobowe. Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje, które mogą służyć do Państwa identyfikacji lub które mogą zostać z Państwem powiązane. Podczas korzystania z naszych Usług, możecie zostać poproszeni o podanie pewnych danych osobowych, takich jak:
Przekazując nam wszelkie dane osobowe osób trzecich w związku z ich korzystaniem z naszych Usług (np. w przypadku dokonywania rezerwacji dla osoby trzeciej lub wskazania jej jako osoby do kontaktu w razie nagłych wypadków), oświadczacie Państwo, że zostaliście do tego upoważnieni oraz że poinformowaliście osobę trzecią, że zgodnie z niniejszą Polityką, gromadzimy, wykorzystujemy, przechowujemy i ujawniamy dane osobowe.
Firma BCD M&E zbiera dane w następujący sposób:
Firma BCD M&E zbiera i wykorzystuje Państwa dane osobowe do określonych, jednoznacznych i zgodnych z prawem celów, które opisano w niniejszej Polityce i nie dokonuje dalszego przetwarzania danych osobowych w sposób niezgodny ze wspomnianymi celami.
Firma BCD M&E wykorzystuje dane osobowe do następujących celów:
A. Świadczenia swoich Usług i spełniania swoich zobowiązań wobec Firmy i uczestników (np. zarządzanie spotkaniami i imprezami, uzupełnianie i administrowanie rezerwacjami spotkań, pomoc w zarządzaniu podróżami i spotkaniami, dostarczanie raportów i analiz w oparciu o Usługi, dostarczanie powiadomień o swoim koncie i Usługach, informowanie o aktualizacjach naszych stron i aplikacji oraz innych zmianach w naszych produktach lub Usługach).
B. Komunikowania się z Państwem za pomocą różnych kanałów multimedialnych (np. drogą mailową, pocztą tradycyjną, telefonicznie lub przez strony internetowe i aplikacje firmy BCD M&E), a także w celu obsługi
C. Pozyskiwania informacji dotyczących sposobów wykorzystywania naszych stron internetowych i aplikacji oraz zapewniania spersonalizowanej obsługi podczas korzystania z naszych Usług in. w oparciu o interaktywne i spersonalizowane elementy w naszych Usługach i dostarczanie treści dopasowanych do Państwa zainteresowań (więcej informacji można uzyskać zapoznając się z sekcją „Jak firma BCD M&E odnosi się do próśb o wyłączenie śledzenia oraz jak korzysta z plików cookie i innych podobnych technologii?”).
D. Świadczenia dodatkowych usług na prośbę Państwa lub Państwa Firmy (np. raportowanie oparte na danych dotyczących podróży, odpowiadanie na pytania, zlecenia rezerwacji lub inne żądania dotyczące Państwa danych osobowych). W celu przetwarzania niektórych żądań możemy wykorzystywać zautomatyzowane podejmowanie decyzji, co umożliwi szybkie i niezawodne dostarczenie Usług (np. przekazywanie Państwa żądań odpowiedniemu działowi, wysyłanie automatycznych wiadomości zwrotnych). Ważne decyzje zawsze będą kontrolowane przez pracownika firmy BCD M&E.
E. Wysyłania biuletynów, wiadomości zawierających treści marketingowe lub spersonalizowane treści reklamowe oraz innych informacji bądź materiałów, mogących Państwo zainteresować. W stosownych przypadkach wyślemy Państwu wiadomości o charakterze marketingowym lub przedstawimy spersonalizowane reklamy po uzyskaniu Państwa uprzedniej
F. Przeprowadzania ankiet (np. dotyczących satysfakcji klienta, uczestnika) oraz sprawdzania jakości i wydajności naszych usług w celu zwiększenia satysfakcji klienta.
G. Wykonywania naszych zobowiązań lub egzekwowania praw Państwa, naszych lub innych osób, jeśli uznamy to za zasadne (np. fakturowanie i odbiór należności, zapobieganie oszustwom, spełnianie zobowiązań prawnych i odpowiedzi na postępowania prawne lub wnioski organów prawnych, organów ścigania lub innych stron trzecich).
Przetwarzając Państwa dane osobowe, firma BCD M&E opiera się na następujących podstawach prawnych. W kontekście celu A, przetwarzamy Państwa dane osobowe, jeśli jest to wymagane do kontaktu z Państwem lub Państwa Firmą, co umożliwia nam dostarczenie naszych Usług. W kontekście celów od B do F, opieramy się na naszych interesach biznesowych, aby świadczyć Usługi i ulepszać je. W kontekście celu G, firma BCD M&E opiera się na zgodności ze zobowiązaniami prawnymi, tam gdzie ma to zastosowanie. Działamy na podstawie naszych interesów biznesowych, chcąc zapobiegać oszustwom i chronić Państwa prawa. Wykorzystując Państwa dane osobowe dla interesów swoich lub strony trzeciej, firma BCD M&E będzie zawsze równoważyć Państwa prawa i interesy związane z ochroną danych osobowych z prawami i interesami swoimi lub strony trzeciej.
Zgodnie z wymaganiami świadczenia usług, dane osobowe mogą być gromadzone i udostępniane lub ujawniane następującym podmiotom:
Firma BCD M&E lub Państwa Firma może także korzystać z usług konsolidacji danych w celu tworzenia raportów i powiązanych statystyk na potrzeby przeprowadzenia analizy porównawczej lub w innych, powiązanych celach, włączając w nie wykorzystywanie skumulowanych danych statystycznych, obejmujących także dane uzyskane z Państwa Firmy, do zwykłych celów biznesowych powszechnie stosowanych w naszej branży i w Usługach, które świadczymy. Dane te nie będą jednak umożliwiały pośrednie lub bezpośrednie zidentyfikowanie Państwa lub Państwa Firmy.
Firma BCD M&E może zostać przejęta przez inną firmę lub połączyć się ż inną firmą. Może także sprzedawać lub likwidować swoje aktywa oraz nabywać inne firmy lub aktywa. W przypadku takich transakcji dane osobowe zazwyczaj stanowią część przekazywanych aktywów. Zgodnie z obowiązującym prawem, w momencie nabycia, sprzedaży, likwidacji lub fuzji, Państwa dane osobowe i informacje nieosobowe mogą zostać automatycznie przydzielone stronie trzeciej według naszego uznania.
BCD M&E to firma globalna, która świadczy usługi związane z zarządzaniem imprezami, dlatego też ujawnianie Państwa danych osobowych poza granicami kraju jest konieczne w celu zapewnienia naszych Usług. Kiedy udostępniamy lub ujawniamy dane osobowe innym podmiotom, w tym firmom powiązanym z BCD M&E, spółkom stowarzyszonym, spółkom zależnym, spółkom joint-venture, partnerom, podwykonawcom i agentom, którzy realizują Usługi i utrzymują obiekty, Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane do krajów, w których prawo dopuszcza niższy stopień ochrony danych osobowych niż ma to miejsce w Państwa kraju.
Państwa dane osobowe będą przekazywane zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz z zastosowaniem odpowiednich środków ochrony danych (np. standardowych klauzul umownych lub umów w sprawie ochrony danych). Jeśli macie Państwo jakieś pytania lub chcecie uzyskać więcej informacji dotyczących przekazywania danych osobowych poza granice kraju lub stosowanych przez nas zabezpieczeń, skontaktujcie się z nami pod adresem wskazanym w niniejszej Polityce.
Firma BCD M&E zazwyczaj przechowuje dane osobowe na swoich serwerach zarządzanych wewnętrznie (głównie w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego i w Stanach Zjednoczonych) i u zewnętrznych dostawców oferujących przechowywanie danych.
Firma BCD M&E wykorzystuje odpowiednie środki techniczne i administracyjne w celu ochrony przechowywanych przez nią danych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zniszczeniem lub zmianą. Dokonujemy okresowych przeglądów naszych środków zbierania, przechowywania, przetwarzania oraz ochrony danych, aby mieć pewność, że zbieramy, przechowujemy i przetwarzamy jedynie te dane, które są wymagane do realizacji naszych Usług i wywiązywania się obowiązków wynikających z umowy. Mimo tego, że dokładamy wszelkich starań, aby chronić integralność i bezpieczeństwo naszej sieci i systemów, nie możemy zagwarantować ani zapewnić, że nasze środki bezpieczeństwa uniemożliwią realizację nielegalnych i nieuprawnionych działań dotyczących Państwa danych osobowych. Korzystając z naszych Usług, należy pamiętać, że żadna metoda przesyłania danych przez Internet nie jest w pełni bezpieczna. Chociaż staramy się chronić Państwa dane osobowe, nie gwarantujemy bezpieczeństwa danych i informacji przesyłanych nam przez Internet. Działania te podejmujecie na własną odpowiedzialność.
Chcąc chronić Państwa dane osobowe, prosimy o nieprzesyłanie nam drogą mailową danych dotyczących karty kredytowej lub podobnych danych wrażliwych. Zachęcamy również do nieujawniania swojego hasła innym osobom. Jeśli dzielicie komputer z inną osobą, powinniście wylogować się ze strony internetowej lub usługi przed opuszczeniem komputera, aby w ten sposób uniemożliwić innym dostęp do hasła i swoich danych osobowych. Jeśli uznacie, że podczas korzystania z Usług i aplikacji BCD M&E Państwa hasło lub dane osobowe są nieprawidłowo wykorzystywane, prosimy o bezzwłoczne nas o tym powiadomienie. Proszę pamiętać, że nigdy nie poprosimy Państwa telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej o podanie swojego hasła czy danych dotyczących kart kredytowych.
BCD M&E przechowuje dane osobowe przez czas niezbędny do realizacji celów wymienionych w niniejszej Polityce, chyba, że obowiązujące prawo wymaga lub pozwala na okres dłuższy. Określając okres przechowywania danych osobowych, bierzemy pod uwagę niezbędność danych osobowych dla realizacji Usług, obowiązujące prawo i rozporządzenia, włączając prawo dotyczące ochrony danych osobowych, a także nasze zobowiązania prawne. Możemy zachować zapisy w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi. Kiedy przechowywanie danych osobowych przestaje być konieczne, dane zostaną usunięte lub zagregowane w celach analitycznych.
Firma BCD M&E umożliwia pobieranie swoich aplikacji (mobilnych i internetowych) za pośrednictwem różnych repozytoriów aplikacji. Firma BCD M&E zbiera dane dotyczące korzystania z aplikacji aby ją doskonalić oraz zapewnić lepszą i bardziej spersonalizowaną obsługę. Firma BCD M&E może śledzić informacje dotyczące wykorzystywania przez Ciebie naszych aplikacji (np. zanonimizowane statystyki dotyczące dziennej liczby odwiedzających, dzienne odwiedziny dla konkretnych elementów, śledzenie zainteresowania, autorów zamieszczonych treści, krajów, z których uzyskiwany jest dostęp do aplikacji i Usług). Wykorzystujemy te statystyki jedynie w celu zbierania informacji o aktywności oraz ulepszania lub dostosowywania naszych Usług do Państwa potrzeb. Możemy także korzystać z Google Analytics lub innych narzędzi i metod analitycznych, aby opracować zanonimizowane statystyki dotyczące wykorzystywania strony, zgodnie z naszą Polityką wykorzystywania plików cookie (www.bcdme.com/cookie-policy/). Firma BCD M&E wykorzystuje takie statystyki do analizy aktywności, ulepszenia Usług, komunikowania wyników, do ulepszania produktów dla Państwa firmy oraz dla innych, naszych obecnych i potencjalnych klientów. Statystyki te nie zawierają danych osobowych i nie mogą być wykorzystywane w celu zbierania danych osobowych. Zgodnie z regulaminem aplikacji, niektóre informacje dotyczące Państwa mogące zawierać adres e-mail, dane dotyczące podróży i inne informacje dobrowolnie podane przez Państwa, mogą być udostępniane stronom trzecim, jak to podano w niniejszej Polityce. Proszę pamiętać, że na stronach internetowych i w aplikacjach innych niż strony internetowe i aplikacje firmy BCD M&E, przy włączaniu wirtualnego asystenta i innych aplikacji, zastosowanie mają ich polityki prywatności.
Nasze Usługi mogą zawierać łącza do zewnętrznych stron internetowych. Niektóre z nich umożliwiają zakup produktów i usług, rejestrację w celu uzyskania materiałów lub otrzymywania aktualizacji dotyczących nowych produktów i usług. W wielu przypadkach możecie Państwo być poproszeni o podanie informacji kontaktowych, takich jak imię i nazwisko, adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu, informacje dotyczące karty kredytowej/debetowej. Jeśli korzystacie z witryn internetowych stron trzecich lub podajecie swoje dane osobowe i informacje, zastosowanie ma polityka prywatności i warunki korzystania obowiązujące na tych stronach. Przed udostępnieniem swoich danych osobowych zachęcamy do dokładnego zapoznania się z politykami obowiązującymi na tych witrynach internetowych. Firma BCD M&E nie ponosi odpowiedzialności za działania, polityki prywatności, regulaminy lub treści tych stron internetowych.
Obecnie strony internetowe i aplikacje firmy BCD M&E nie odpowiadają na żądania „bez śledzenia” pochodzące z przeglądarki. Zgodnie z niniejszą Polityką, przetwarzamy dane osobowe za pośrednictwem naszych stron internetowych i aplikacji, bez względu na ustawienia przeglądarki dotyczące śledzenia.
Możemy automatycznie zbierać informacje, wykorzystując pliki cookie. Możecie Państwo wyłączyć pliki cookie w swojej przeglądarce (korzystając z linku podanego poniżej), jednak istnieje prawdopodobieństwo, że ograniczy to dostęp do niektórych lub wszystkich naszych Usług, uniemożliwi korzystanie z niektórych funkcji lub zakłóci ich działanie. Jeśli jest to wymagane przez obowiązujące prawo, firma BCD M&E będzie zbierać informacje za pomocą plików cookie po uzyskaniu Państwa uprzedniej zgody. Dodatkowe informacje dotyczące plików cookie i ich wykorzystywania przez stronę BCD M&E dostępne są tutaj www.bcdme.com/cookie-policy/.
Firma BCD M&E nie gromadzi w świadomy sposób danych osobowych dzieci. Osoby poniżej 18 roku życia nie powinny wykorzystywać naszych usług do podawania swoich danych osobowych.
Decydujecie Państwo, czy i jakie dane osobowe chcecie nam przekazać. Jednak odmowa podania niektórych danych może wpłynąć na część lub wszystkie nasze Usługi.
W zakresie wymaganym przez obowiązujące prawo możecie Państwo skorzystać z różnych praw dotyczących swoich danych osobowych (np. dostępu do nich, ich poprawienia i przeniesienia, ograniczenia ich przetwarzania, wycofania zgody na ich przetwarzanie itd.). Firma BCD M&E będzie
rozpatrywać takie wnioski zgodnie z obowiązującym prawem, w czasie przez nie określonym. Może ona także naliczyć odpowiednią opłatę administracyjną celem pokrycia kosztów obsługi takich żądań, o ile zezwala na to obowiązujące prawo. Jeśli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wcześniej udzielonej zgody, macie prawo w każdym momencie wycofać taką zgodę. Nie wpływa to na legalność przetwarzania, które odbywało się przed wycofaniem zgody.
W niektórych jurysdykcjach, oprócz zaakceptowania niniejszej Polityki, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych mogą wymagać uzyskania przez nas Państwa osobnej, wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych. W niektórych przypadkach, jeśli jest to zgodne z obowiązującym prawem, zgoda może być dorozumiana, na przykład kiedy musimy skontaktować się z Państwem w celu spełnienia Państwa żądania.
Jeśli chcecie skorzystać ze swoich praw opisanych w niniejszej Polityce, możecie to zrobić osobiście lub (zgodnie ze stosownym prawem) poprzez osobę działającą w Państwa imieniu , klikając w ten link.
W razie pytań dotyczących niniejszej Polityki, prosimy skontaktować się z inspektorem ochrony danych osobowych BCD M&E, pisząc na następujący adres:
BCD Travel Services B.V.
Do wiadomości: Dział prawny
Adres: Europalaan 300
Miasto / stan / kod pocztowy: 3526 KS Utrecht, Holandia
Adres e-mail: privacy@bcdtravel.com
Firma BCD M&E skontaktuje się z Państwem poprzez adres e-mail wykorzystany do wysłania żądania, znajdujący się w naszej bazie numer telefonu, lub korzystając z innej odpowiedniej formy kontaktu. W zależności od rodzaju prośby, możemy rozpatrzyć ją wspólnie z Państwem lub Państwa Firmą, co pomoże w rozwiązaniu tej kwestii.
Zobowiązujemy się do współpracy z Państwem w celu uzyskania uczciwego rozwiązania wszelkich zgłaszanych zażaleń lub obaw dotyczących naszego przetwarzania Państwa danych osobowych. Jeśli jednak uważacie, że nasza reakcja na zażalenie lub obawy nie była wystarczająca, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu do spraw ochrony danych osobowych w Państwa kraju (jeśli taki organ istnieje).
BCD M&E zastrzega sobie prawo do zmian, poprawek lub uzupełnienia niniejszej Polityki, w każdym momencie i w dowolny sposób. Kiedy wprowadzimy zmiany do niniejszej Polityki, poprawiamy datę jej „ostatniej aktualizacji” znajdującą się w górnej części strony. Zachęcamy do regularnego śledzenia zmian w niniejszej Polityce.
